Opensev, um software para colocar ordem na casa

Para fazer desde a gestão comercial até a geração de contratos tudo em um só software.

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Há tempos que os coworkings não são apenas uma tendência: hoje eles são mais do que realidade. E, com o mercado esquentando sem parar, diversas ferramentas cada vez mais completas surgem para ajudar no crescimento dos espaços.

E foi a partir da necessidade de colocar ordem na casa e de profissionalizar mais os espaços que a Opensev iniciou sua trajetória. O software foi desenvolvido exclusivamente para a gestão de coworkings e escritórios compartilhados. Hoje, a ferramenta já atende mais de 350 espaços brasileiros e não para de expandir seu leque de soluções.

“Nosso software busca atender diversos problemas do dia a dia da gestão de um coworking. A gente se propõe a atender desde a parte de CRM, passando por toda a parte operacional como controle de acesso, controle de internet, controle de impressão, telefonia, reserva de salas, faturamento, financeiro até opções diversas de relatórios”, explica Breno Caires, CEO do Opensev.

O produto trabalha em cima de dois objetivos maiores: aumentar a rentabilidade do coworking, já que possibilita redução de custo operacional, oferecendo previsibilidade de ocupação dos espaços, e ajudar o espaço a criar valor de comunidade.

Lá no começo da trajetória do software, que iniciou suas pesquisas em meados de 2012, as referências eram poucas e o desafio era grande. Hoje a empresa já se enxerga madura e pronta para oferecer tudo que os escritórios precisam, com foco no atendimento e suporte para que os clientes se sintam constantemente assistidos.

Uma ferramenta para facilitar a rotina do seu coworking

Com todas as ferramentas disponíveis no mercado, já não faz mais sentido ter dezenas de planilhas de Excel, uma para cada processo, ou então diferentes programas e softwares. Quanto maior o coworking ou mais opções de serviços disponíveis no espaço, mais difícil fica para fazer a gestão utilizando diversas metodologias.

E, mesmo que o mercado de coworkings ainda seja muito novo e em constante processo de aprendizado, algo que já se tem conhecimento é que não vale a pena perder tempo desnecessário com gestão quando se pode fazer tudo de forma simplificada. A ideia da Opensev é, justamente, colocar em um só software todas as demandas diárias de um escritório compartilhado. O negócio deles é gerir o coworking de forma eficiente e automatizada. Simples assim.

Com a inteligência do software, fica mais fácil cruzar dados para compreender melhor o funcionamento do espaço.

O software faz desde a gestão comercial até a geração de contratos, passando por outros detalhes minuciosos que, muitas vezes, o founder nem imagina que terá de controlar quando pensa em abrir um espaço compartilhado. Outro ponto positivo em ter todos os processos em um só programa é que a probabilidade de cometer erros ou incompatibilidades fica menor. Com a inteligência do software, fica mais fácil cruzar dados para compreender melhor o funcionamento do espaço.

Um dos diferenciais do Opensev é atender bem aos requisitos fiscais, financeiros e contábeis. Planejado para o mercado brasileiro, o produto gera relatórios compatíveis com softwares contábeis, emite boleto bancário homologado com mais de dez bancos nacionais e nota fiscal de serviço para mais de uma centena de municípios. Ainda na questão fiscal, o Opensev pode tratar automaticamente a necessidade de emissão de nota fiscal ou recibo/fatura nos casos em que a lei brasileira permite para isenção do ISS.

Desenvolver comunidade é um dos principais focos do software

Uma vez que o espaço estiver com sua parte operacional resolvida, funcionando de forma organizada e rentável, é fundamental que se pense na criação da comunidade. Cada coworking vai funcionar de um jeito, com interesses próprios, mas o Opensev também pode dar uma forcinha nesse processo.

A construção é constante e foram muitas necessidades sentidas com o passar do tempo. “Hoje já temos ferramentas como o aplicativo do coworking, totalmente personalizado, onde  os membros podem reservar salas, registrar compras, enviar arquivos para impressão e conhecer as outras pessoas de dentro do espaço. Isso ajuda a conhecer melhor os membros e fomenta o ambiente de interação, ajudando a criar laços”, conta Breno.

Com o know-how cada vez mais sólido na questão dos processos, agora os próximos passos miram em compreender melhor como funciona a criação de comunidade nos espaços. A ideia é que a tecnologia possa permitir que os coworkings criem melhores relações humanas, sejam elas para resultar em novos negócios ou ganhos pessoais.

Uma ferramenta com centenas de consultores

O Opensev não esconde que seus clientes são também seus consultores. Pelo contrário, eles enfatizam o quão importante é essa relação que possuem com os clientes.

“São 350 consultores ajudando a gente a desenvolver um software cada vez melhor. Consideramos todos os clientes como parceiros, porque é com eles que decidimos quais os próximos passos que vamos dar e quais melhorias iremos fazer. Sempre foi assim, desde o começo, e acho que esse foi um dos nossos diferenciais”, comenta Breno.

Com a base do software já consolidada, o trabalho diário da equipe está voltado a escutar os pedidos e sugestões que os clientes têm a fazer. As novas necessidades acabam surgindo com o uso da ferramenta no dia a dia, e a ideia é sempre melhorá-la para que cada espaço possa utilizar de forma mais completa.

Para compreender melhor a evolução de uso do software, a empresa criou o Índice de Engajamento Médio. É com esse número que o time consegue visualizar o quão bem os clientes estão conseguindo utilizar o software, e quais são os esforços necessários para que os coworkings utilizem o potencial máximo do produto.

“Isso é muito útil para o dono do espaço, ele próprio pode mensurar o quanto ele está conseguindo usar dos recursos disponíveis, e é muito útil para a nossa equipe de atendimento acompanhar a evolução e desenvolvimento desses clientes”, explica Breno.

O OpenSev é um dos apoiadores do Censo Coworking Brasil 2018 e está no mercado para facilitar o dia a dia dos espaços. Com uma equipe de quase 20 pessoas focada totalmente nesse produto, o time está constantemente trabalhando em melhorias para o software. Para os próximos passos, a empresa pretende aumentar a equipe, focar cada vez mais em construir comunidades com os coworkings e melhorar a usabilidade do produto.

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