Você está buscando ajuda para escolher o espaço ideal para sua empresa? A decisão precisa ser tomada com calma. Uma escolha errada no formato do seu escritório e isso pode te dar muita dor de cabeça no futuro.
Com a popularização de trabalhos que podem ser realizados online e profissionais buscando cada vez mais lugares alternativos para trabalhar, opções como o coworking, escritório virtual e home office ganham visibilidade.
Mas como decidir qual alternativa é a mais adequada a cada perfil? Para ajudar a resolver esse enigma, o Coworking Brasil elaborou este guia. Salve nos favoritos e indique para seus amigos, parceiros e colegas 😉
Índice de conteúdos:
- Home office, mi casa es su casa?
- Espaços de coworking, a verdadeira sharing economy?
- Escritório virtual, continua o mesmo?
- Escritório próprio, o sonho de todos?
- Comparativo de custos
- Como escolher o espaço ideal
Home office
O home office é a solução mais simples e barata para aquelas pessoas que não querem mais trabalhar dentro de um escritório tradicional o dia inteiro ou simplesmente decidiram começar um negócio paralelo ao emprego.
Questões como flexibilidade de horário, possibilidade de ter acesso a televisão, sofá e cama para fazer intervalos, além da economia em tempo são os principais atrativos. A dificuldade fica nos aspectos mais comportamentais, já que não é fácil seguir a rotina de trabalho com tantas opções de conforto disponíveis.
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Vantagens:
Sem trânsito
Com um home office você levanta, anda alguns passos e já está no ambiente de trabalho. Não é necessário utilizar transporte público lotado, pegar engarrafamentos, gastar com gasolina e manutenção do carro, nem estacionamento. O tempo gasto com o deslocamento também é economizado. Estima-se que na cidade de São Paulo mais de 5,5 milhões de profissionais perdem cerca de 2h21 por dia para chegar ao local de trabalho. Já pensou no que pode ser feito ganhando duas horas diariamente? Na rotina de uma pessoa que trabalha de segunda a sexta-feira, é como se você ganhasse 47 horas para fazer o que quisesse, o que é mais de uma semana de trabalho para quem cumpre 8h diárias.
Roupas mais informais
O código de vestimenta das empresas pode incomodar muito os funcionários. Principalmente no verão, usar terno e gravata (ou uma calça jeans que seja) não é muito confortável. Trabalhando em casa, você pode usar a roupa que quiser ou não usar nenhuma roupa. É preciso ter apenas dois cuidados. O primeiro é que em reuniões por videoconferência não pega bem vestir pijama. O segundo é que muitas pessoas precisam se vestir como se fossem sair de casa para sentirem que começaram a trabalhar. Nesse caso, roupas mais confortáveis podem fazer você associar o momento em casa com lazer.
Alimentação mais saudável e barata
Por mais que seja possível manter uma alimentação saudável no trabalho fora de casa com marmitas e restaurantes naturais, é muito mais fácil e econômico cozinhar sua própria comida. Para que a preparação da refeição não interfira na sua produtividade, vale a pena dedicar um momento no final de semana para deixar preparadas todas as refeições e só esquentá-las na hora do almoço. Outra possibilidade é prever este momento na agenda como um momento de relaxamento no meio do expediente e utilizar a cozinha como uma oportunidade para mudar o foco.
Possibilidade de cuidar melhor dos filhos ou PETs
Algumas empresas e alguns coworkings já permitem que os funcionários levem os filhos (às vezes, os de 4 patas) para o escritório. Mesmo assim, pode não ser saudável para uma criança pequena ficar sendo transportada de um lado para o outro. Estando próximo deles, você pode acompanhar a alimentação e aproveitar a companhia sempre que quiser.
Economia com aluguel, instalações e manutenção
Como você não tem a obrigação de sair todos os dias de casa, dá para economizar um pouco com transporte público. Além disso, a estrutura base do seu espaço de trabalho já está lá. Você tem um teto e provavelmente luz e internet já garantidos e pagos.
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Considere com atenção:
Economia com aluguel, instalações e manutenção
Ao mesmo tempo, trabalhar em casa aumenta alguns custos, principalmente o da energia elétrica. Se você mora em cidades muito quentes no verão, é provável que queira utilizar o ar-condicionado para trabalhar confortavelmente. Isso gera uma mudança radical na conta de luz. Outros custos indiretos também começam a aparecer. Talvez você precise de uma cadeira mais confortável, uma mesa mais espaçosa. De repente também melhorar o plano de internet para dar conta das videoconferências sem deixar o cliente na mão.
O problema da concentração
Por mais que todos os elementos que citamos até agora sejam maravilhosos, o mais difícil para quem trabalha em home office é manter a concentração. Imagine que você tem um projeto difícil para entregar, e o seu bichinho de estimação direcione a você aquele olhar pidão. Impossível resistir. E se o tempo para preparar a refeição é alongado quando você descobre uma possibilidade nova de receita? E aquelas sonecas que ajudam a deixar revigorado, mas que passam de 20 minutos para 2 horas? Em um lugar com tantos estímulos conhecidos, nos acostumamos a entender a casa como um espaço de diversão e relaxamento.
Qual é a hora de parar de trabalhar?
Se mesmo trabalhando em uma empresa tradicional é difícil resistir a ler aquele e-mail que chega às 21h, imagina morando no seu escritório? Além disso, quando o trabalho tem hora fixa para terminar é mais difícil continuar trabalhando por longos períodos. O caso se torna ainda mais complicado quando você é freelancer e tempo, literalmente, significa dinheiro. Quando mais produz, mais ganha. A rotina funciona melhor quando você pode ter um cômodo separado para o home office e organizar sua rotina de forma que as pessoas que moram com você respeitem o horário de trabalho. Com isso, estabelecer as horas de início e término fica mais viável.
A hora do cafezinho nunca mais será a mesma
Por mais que a rotina de escritório às vezes seja muito cansativa, também é fato que é lá que conhecemos pessoas, fazemos amigos e muitas vezes iniciamos relacionamentos. É na hora do cafezinho que batemos aquele papo divertido com os colegas do outro setor e combinamos o churrasco de fim de ano da empresa. Abrir mão desses 15 minutos de papo furado com os colegas às vezes é mais difícil do que parece.
O problema da manutenção
Se a sua internet cai, o vizinho decide fazer obra, ou a campainha não para de tocar, isso tudo é sempre problema seu, não do seu cliente. Trabalhar em home office é também fazer um esforço contínuo para que tudo sempre esteja funcionando em perfeito estado e não atrapalhe seu dia a dia.
Dica: Você pode conhecer mais sobre home office no blog Adoro Home Office.
Escritório compartilhado (Coworking)
O coworking é um escritório compartilhado onde profissionais de diversas áreas podem dividir o espaço de trabalho.
Muito popular entre profissionais freelancers ou ligados a empresas com perfil inovador, como startups, também vem ganhando adeptos de setores mais tradicionais, inclusive empresas de grande porte.
Os espaços colaborativos em geral oferecem mesas de trabalho, salas para reuniões e espaços de convivência, mas muitos apostam também na criação de redes fortes de contatos, promovendo eventos de networking. Os preços costumam ser mais em conta que os de escritórios virtuais ou os de aluguel para sala comercial própria. Embora tenham custo superior ao home office, esse valor acaba sendo encarado como investimento na empresa.
Além disso, o coworking é considerado também movimento cultural. Uma forma de expressão de uma geração empreendedora que valoriza conceitos como economia compartilhada, sustentabilidade e cocriação.
No Brasil, já existem mais de 810 espaços de coworking espalhados ao redor do país.
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Vantagens:
Oportunidade para fazer novos contatos
Trabalhar em um espaço compartilhado onde diversas áreas estão reunidas pode abrir a porta para novas parcerias. Você está em um ambiente rodeado de possíveis clientes, parceiros ou fornecedores. Bons espaços também mantêm áreas de convivência, onde você acaba conhecendo seus colegas e pode tirar aquela dúvida rápida sobre um contrato, ter uma opinião sincera sobre o visual do seu site ou mesmo ter um insight bacana sobre o futuro da sua empresa.
Sem preocupação com a manutenção
Os escritórios compartilhados contam com limpeza frequente e profissionais que cuidam da organização do ambiente, portanto não é necessário gastar tempo com as atividades cotidianas de manutenção do espaço. Questões como banheiros entupidos, compra de materiais, limpeza, pagamento de contas de luz e água, resolução de problemas com a operadora de telefone, goteiras e todas as outras coisas que exigem muita paciência também são resolvidas pelos administradores. As áreas em comum e de uso comunitários possuem políticas de uso bem definidas. Os coworkers são orientados a lavar sua própria louça e cuidar da validade das comidas e lanches armazenadas em armários e geladeiras.
Zero burocracia, é chegar e começar
Diferente de quando você aluga uma sala comercial com uma imobiliária, em um escritório compartilhado a burocracia é quase zero. Você provavelmente poderá iniciar o trabalho no mesmo dia em que for conhecer o local. Geralmente os contratos oferecem opção com ou sem período de fidelidade, e não é preciso nenhum tipo de fiador ou seguro. Outra vantagem dos espaços colaborativos são os planos flexíveis. Você pode escolher fequentar e pagar apenas alguns dias na semana ou algumas horas eventuais.
Escalabilidade
Essa é uma palavrinha difícil. Na prática, significa que você não fica preso sempre à mesma estrutura que contratou inicialmente. Da noite para o dia, sua empresa consegue sair de uma cadeira compartilhada eventualmente até uma sala privativa para um time de 10 ou 15 pessoas, por exemplo. Também consegue reduzir o espaço contratado, caso seu projeto diminua de escopo.
Escritório compartilhaod: um modelo alternativo
A maior parte dos espaços de coworking investem no visual descolado para o ambiente. É o tipo de decoração que seria muito cara para um home office e está longe do perfil de um escritório tradicional. Muitos espaços utilizam o conceito de open space, que ficaram famosos por empresas de tecnologia como Google e Facebook. Alguns espaços oferecem máquina de café, chopeira, frutas e outras facilidades.
Localização estratégica e que faz sentido
Por mais que geralmente os primeiros espaços de coworking da cidade acabem se concentrando nas zonas tradicionalmente comerciais, à medida que novos espaços vão abrindo eles tendem a se espalhar em regiões estratégicas e com alta demanda de pessoas, não necessariamente de empresas. Ou seja, com o tempo, as cidades acabam ganhando uma rede de espaços distribuída por todas regiões, possibilitando que você vá ao trabalho rapidamente de transporte público, bicicleta ou mesmo a pé.
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Considere com atenção:
Para quem não precisa de silêncio total
Não que todos os espaços sejam iguais, mas quando você reúne diversas pessoas diferentes, que trabalham em diversos projetos, é natural que exista algum barulho. Cada espaço lida com essa questão de forma diferente. Em alguns é permitido que se use o telefone no meio do ambiente, em outros você precisa ir para uma sala de reunião ou mesmo um jardim para usar o telefone.
Com o tempo, as pessoas acabam se tornando amigas e alguns colegas já conhecidos têm mais intimidade, assim fica mais fácil acontecer conversas frequentes ou momentos de agitação. É possível trabalhar com fones de ouvido com cancelamento de ruído, mas para isso o profissional deve lidar bem ao trabalhar ouvindo música. Em alguns lugares são criados, inclusive, espaços para silêncio absoluto, como no Google Campus, em são Paulo.
Você precisa pensar sobre como se organizar
Existem espaços compartilhados onde os clientes utilizam planos por hora ou diárias. Se você optar por esse modelo, será preciso guardar os seus objetos em armários no fim do dia, ou então ter a inconveniência de levar e trazer seu computador e papéis diariamente. Como muitas pessoas armazenam todas as informações apenas no computador ou na nuvem, isso acaba sendo um problema menor de acordo com o perfil do usuário.
Nem sempre é o que parece
Como esse é um modelo muito novo no Brasil, existem muitos empresários experimentando o negócio e abrindo espaços de coworking de forma um pouco aleatória. Existem espaços que, apesar de levarem “coworking” no nome, no fim do dia não passam de um punhado de mesas e cadeiras em uma sala. Se a empresa não investe na criação de uma comunidade vibrante de profissionais e na manutenção de uma estrutura de qualidade para seus coworkers, talvez sua experiência possa ser um pouco decepcionante. Por isso a importância de visitar diversos espaços e encontrar aquele com a vibe mais similar à sua.
Dica: você pode conhecer os espaços de coworking da sua cidade pesquisando no nosso diretório.
Business centers e escritórios virtuais
Os chamados business centers são condomínios que agrupam diversas empresas no mesmo prédio. Assim como os espaços de coworking, a burocracia costuma ser pequena e a infraestrutura geral do prédio é compartilhada, diluindo o custo entre todos os condôminos. A principal diferença fica na manutenção da individualidade de cada empresa; alguns espaços têm inclusive entradas separadas.
São ideais para empresas que precisam manter uma estrutura de atendimento mais formal e dão bastante importância para apoios técnicos, como secretária que atenda ao telefone e organize agenda, sala de reuniões de alto padrão e localização de prestígio na cidade. A infraestrutura costuma elevar o preço em relação às opções que já apresentamos, mas é o mais próximo da aparência de uma empresa tradicional.
Já o escritório virtual é contratado apenas para que a empresa possa ter uma sede em alguma cidade com alguém para atender ao telefone e receber correspondências. O termo pode ser considerado como um serviço oferecido por diversos tipos de empresa, como os próprios coworkings, possibilitando que haja uma sede em algum lugar sem precisar obrigatoriamente da presença do empresário ou da equipe.
Regus São Paulo
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Vantagens:
Mais cara de “minha empresa”
Uma das principais características dos condomínios empresariais é a possibilidade de maior personalização e senso de identidade que oferecem, deixando o ambiente com mais cara de “minha empresa”. Em alguns estabelecimentos é permitido pintar as paredes e colocar a marca em lugar visível. Os clientes até nem percebem que não é um espaço próprio. É possível também reservar um espaço para funcionar como estoque, algo que coworkings em geral não estão preparados para atender.
Primeira sede em outro estado
É bastante comum que empreendedores que estão iniciando um negócio em outra cidade utilizem escritórios virtuais para estabelecer uma sede formal em outro estado, outra região do país ou fora dele. Desse modo é possível ter número de telefone com código de área local para que clientes e fornecedores entrem em contato, além de receber pessoas eventualmente em um espaço que não fica fechado durante grandes períodos de tempo enquanto não é usado.
Espaço para atendimento e reuniões
Esse item também é oferecido por coworkings; a diferença é que os espaços que geralmente se denominam como escritórios virtuais procuram contar com salas de reuniões com mobília de alto padrão e equipamentos para videoconferência, já que tradicionalmente são o local de trabalho preferido por executivos em viagens. Alguns EVs contam com plenários, salas executivas e recepção com café ou outras guloseimas para os clientes enquanto aguardam. Advogados e consultores costumam utilizar o espaço alugando as salas por hora para atender clientes. Já empresas com sedes em outros locais utilizam as salas executivas para despachar e servir como base para ações na rua.
Secretários atendem ao telefone dizendo o nome da sua empresa
Nos escritórios virtuais você recebe um número de telefone exclusivo quando assina um plano. A equipe do escritório fará uma entrevista com a empresa para conhecer seus processos de trabalho e adequar o atendimento das pessoas que entram em contato ao perfil da sua empresa, inclusive atendendo ao telefone dizendo o nome da sua marca. Recados serão anotados e enviados por e-mail ou SMS e as correspondências encaminhadas para um local de sua preferência. No fundo, muitos profissionais e empreendedores que procuram escritórios virtuais têm a esperança de que o cliente não perceba que a empresa não é dona da estrutura, passando a impressão de que há um local próximo para ter acesso aos profissionais. Isso daria mais credibilidade aos negócios, principalmente àqueles que estão em estágio inicial e não podem investir somas vultosas para alugar um espaço. Além disso, é uma boa opção para aqueles que não têm equipe na cidade e trabalham apenas online.
Privacidade
Dependendo do plano pelo qual você opta, é possível ter uma divisão clara entre o seu espaço e o das outras empresas. É um nível de privacidade e segurança que os coworkings nem sempre podem oferecer devido à natureza do modelo. Hoje já é comum encontrar salas privadas também em espaços de coworking, mas a lógica de funcionamento é outra. Se sua empresa costuma receber pessoas públicas, por exemplo, você conseguirá manter o anonimato muito mais facilmente em um ambiente corporativo do que nos espaços abertos do coworking.
Localização em zonas centrais e de bom valor agregado
O conceito de escritório virtual é o de um ambiente menos informal e mais parecido com a sede de empresas. Por isso, os escritórios virtuais que seguem esse perfil procuram lançar seus empreendimentos nas zonas mais centrais ou compreendidas como as de maior valor financeiro, propiciando que os clientes possam contar com um endereço que chame a atenção no cartão de visitas.
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Considere com atenção
Valores mais altos do que os outros modelos
Essa não é a opção para quem pretende economizar, caso esteja vindo de espaços como coworking e home office, mas pode ser um ótimo negócio para quem precisa estar em endereços concorridos da cidade, onde o aluguel e todos os custos envolvidos costumam ser exorbitantes.
Os dois lados da moeda
Ao mesmo tempo que estes centros comerciais proporcionam um tipo de privacidade e individualidade interessante para as empresas, eles também acabam isolando umas das outras. São poucos os espaços do tipo que investem em eventos sociais entre os membros e conseguem construir grandes redes de trocas de experiências profissionais. Se você é um profissional independente, pode acabar se sentindo um pouco solitário.
Dica: você pode conhecer os escritórios virtuais da sua cidade pesquisando no nosso diretório.
Escritório próprio
Alugar ou comprar um imóvel para exercer uma profissão ainda faz parte do imaginário de muitos profissionais, mas aos poucos alguns mitos vão caindo. Mesmo assim, ainda faz sentido seguir essa opção quando a expectativa for personalizar totalmente o ambiente. Nesse caso, deve-se procurar uma imobiliária e ter algum tipo de garantia no caso do aluguel (como fiadores, título de capitalização ou seguro) ou, se os recursos totais não estiverem disponíveis, possibilidade de financiamento ao comprar.
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Vantagens:
Espaço para reunir todos os funcionários de uma grande empresa
Muitos coworkings e escritórios virtuais têm um bom desempenho na escalabilidade das posições de trabalho, caso necessário. Entretanto, para equipes muito grandes, o escritório próprio pode ser viável se há a intenção, por exemplo, de construir um refeitório com produção de alimentos no lugar ou levar uma grande quantidade de equipamentos para o local de trabalho.
Personalização total do ambiente
Quando se compra um imóvel, é possível derrubar paredes, construir salas especialmente projetadas para as necessidades da empresa, alterar as estruturas do ambiente e, inclusive, inserir equipamentos grandes e que sejam próprios. Por exemplo, profissionais de educação física que queiram, além de uma mesa para trabalhar, ter máquinas de ginástica, podem se beneficiar com a personalização total do espaço. Caso você precise de equipamentos compartilhados, a melhor opção seria buscar um coworking voltado ao seu tipo de trabalho.
Estabilidade em relação ao endereço
Investir em um escritório próprio, por mais que seja mais caro, pode trazer uma sensação maior de estabilidade no endereço para o proprietário. Apesar de ser pouco provável que um empreendimento como um coworking ou escritório virtual feche de um dia para o outro, a administração do negócio não compete a quem usa o serviço, o que pode trazer a necessidade de mudar de endereço caso o espaço precise se reestruturar. Uma boa solução nesse caso é achar um local que aceite fazer contratos mais longos.
Quero que clientes me procurem espontaneamente ao passar na rua
Alguns tipos de profissionais, como estilistas, artistas plásticos e vendedores de diferentes tipos precisam, além de um lugar para trabalhar, que seu produto seja exposto em vitrines. Outras vezes, têm a expectativa de que o cliente entre no ambiente por se interessar por algo quando passava na rua ou que a sua marca seja exposta em um grande letreiro. Nesse caso, alugar ou comprar uma sala comercial pode ser um bom negócio.
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Considere com atenção:
Custos elevados
Se o escritório virtual é a categoria dos ambientes compartilhados que tem o custo mais alto, esse fator tende a ser ainda maior com o aluguel ou a compra de um espaço próprio. Gastos com salário e encargos trabalhistas de recepcionistas, pessoal de limpeza, segurança, energia elétrica, água, impostos e manutenção podem facilmente superar as expectativas.
Preparação para a saída
Se você optou por alugar um imóvel e pintar paredes, fazer instalações elétricas para equipamentos novos, colocar carpete ou qualquer outra modificação no espaço, é provável que, além de gastar com a execução do serviço, tenha também que ser onerado para deixar novamente as coisas do jeito que você recebeu. É importante que sua empresa esteja preparada para esse custo. Essa é uma exigência comum em quase todas as imobiliárias.
Um modelo burocrático
Além do contrato longo, com custos de saída, você também já começa com um custo elevado. As imobiliárias costumam pedir garantias financeiras que vão de 3 a 10 vezes o valor do aluguel mensal. Você também precisa pensar no mobiliário, na logística de limpeza, nos fornecedores de internet/luz, etc. Em média, um contrato de aluguel leva de 10 a 15 dias para ser preparado, e você acaba atrelado a uma mesma estrutura até o fim. Se demandar mais ou menos espaço durante a vigência do contrato, ou você se conforma com o que tem, ou banca os custos de uma mudança completa de endereço.
Dica: se você quiser calcular quanto exatamente custa abrir um escritório, você pode baixar essa planilha.
Quanto custa cada opção de espaço?
Bom, é evidente que essa não é uma questão simples de resolver. Cada região do país, cada área da cidade, cada estrutura de espaço tem suas variáveis de preço, vantagens e desvantagens.
Você pode trabalhar em um espaço de coworking que tem mensalidade mais alta, mas fica a apenas algumas quadras da sua casa, então há economia em transporte e tempo. Ou pode alugar seu espaço próprio com uma imobiliária que oferece baixo custo, mas exige reforma inicial e está localizado longe de sua casa ou de seus clientes.
Então fizemos o nosso melhor para passar uma ideia geral de custos médios, mas que de forma alguma tem a pretensão de ser considerada tabela de referência.
Além da tabela de custos acima, você deve prestar atenção em alguns pontos:
Custo para montar um escritório em casa
Aqui a principal dica é levar em consideração que você passará a estar em casa muito mais tempo que antes. Todos os custos, sem exceção, tendem a subir sem você perceber. É claro que você mesmo pode fazer a limpeza da sua casa e não é preciso começar com móveis de grife ou internet de 100 MB, mas leve em consideração que, quanto mais confortável você estiver, melhor você irá desempenhar o trabalho. Por isso consideramos ao menos o uso do ar-condicionado diariamente e a aquisição de uma boa dupla cadeira + mesa de trabalho.
Aluguel de um escritório compartilhado ou coworking
Nesse caso consideramos os planos chamados full time, em que você tem acesso ao espaço de forma ilimitada. Apesar de ser provável que exista um espaço perto da sua casa, consideramos também que precisa pegar ao menos um transporte público para chegar ao espaço. Utilizamos a média de valores para uma pessoa, mas a maioria dos espaços oferece descontos à medida que mais pessoas da mesma empresa vão se juntando.
Investir num business center ou escritório virtual
Não consideremos a modalidade virtual porque, bem, ela é virtual. Ou seja, você não pode frequentar o espaço, apenas ter uma representação. A maioria das empresas dessa modalidade estão localizadas em importantes avenidas, em grandes centros comerciais, o que aumenta o custo da mensalidade. Considere também, caso você use seu carro próprio, que precisa de um local para estacionar. Em algumas regiões, com esse valor é possível alugar uma sala para duas pessoas. Pode ser interessante para dividir os custos.
Custo de aluguel com escritório próprio
Esse é de longe o mais difícil de estimar, pois pode escalar muito dependendo das variáveis. Consideramos um pequeno escritório de 50 m² em uma boa região, porém fora das avenidas. Pode ser um ótimo espaço para um pequeno time de até 4 pessoas, mas considere que você não terá um espaço reservado para receber seus clientes. Lembre-se também dos custos indiretos envolvidos. Podem ser multas de rescisão, custo de reforma (tanto para entrar quanto para sair), seguro fiança, etc.
Como escolher o espaço de trabalho ideal?
No fim do dia, a decisão sobre qual espaço adotar depende muito do momento que sua empresa se encontra e de o que você, como empreendedor, acredita ser o ideal para que ela continue crescendo. Você deve fazer algumas perguntas a si mesmo para ajudar na decisão:
- Quanto tempo entre a ideia e a chave na mão posso aguardar?
- Tenho verba inicial disponível para investir no espaço?
- Preciso de localização de prestígio?
- Que tipo de imagem quero passar para meus clientes?
- Quantas pessoas vão trabalhar comigo?
- Essas pessoas podem me ajudar com os custos ou são funcionários?
- Como é o acesso a transporte público do espaço? E a estacionamento?
- Preciso isolar minhas informações ou trocar experiência com colegas?
- E se precisar mudar? Qual é o custo e a burocracia de encerrar o contrato?
Pensando nesses pontos, algumas sugestões nossas:
Minha empresa é jovem, são poucas pessoas e não tenho certeza se vai dar certo.
Se você é novo no mercado, ainda não tem uma cartela de clientes e fluxo de caixa definido ou mesmo se é uma aventura part time que talvez vá trazer frutos no futuro:
Fique inicialmente no home office (você ou seu time) e tente frequentar eventualmente espaços de coworking para fazer novos contatos. Talvez uma ou duas vezes por algumas horas, em diversos espaços, ajude a distribuir alguns cartões de visita e a manter o custo controlado.
Os negócios estão indo bem, mas preciso conhecer novos parceiros, conquistar mais clientes, aprender com quem já esteve no meu lugar e respirar inovação
Nesse caso, sem dúvidas o seu local é um espaço de coworking. Mas avalie com cuidado, não é apenas porque tem coworking no nome que o espaço realmente pratica coworking. Lembre-se: espaço é diferente de comunidade. Visite o máximo possível de espaços e veja como os administradores do lugar incentivam o networking. Eles promovem eventos de integração? O espaço tem um bom ambiente de convivência para você tomar café com seus colegas? O espaço tem uma vibe com que você se identifica?
A empresa está crescendo, preciso transmitir uma imagem mais profissional para meus clientes e ter um ambiente estruturado de trabalho
Duas opções aqui: se você procura um tempero mais focado em criatividade e inovação para sua empresa, novamente um espaço de coworking vai ajudar com isso. Você pode começar com uma mesa no meio da galera, utilizar as ótimas salas de reunião para convidar seus clientes e abusar das ótimas conexões de internet. Alguns espaços oferecem também salas privadas, o que possibilita integração à comunidade sem abrir mão do seu espaço.
Agora, se você e seu cliente valorizam espaços mais sofisticados, em regiões de alto padrão da cidade, os business centers e escritórios virtuais certamente são a escolha ideal. Você passa a contar com um espaço estruturado ideal para receber clientes que valorizam um ar mais executivo. Pode mudar toda sua empresa para lá ou utilizar apenas as salas de reunião eventualmente.
Temos um equipe, agora precisamos escalar
Se você tiver variação de tamanho do time mais sazonal, um business Center pode ser mais adequado, principalmente se você tem grandes saltos (ex.: de 5 para 15 e de volta para 5).
Se você precisa escalar com agilidade (da noite para o dia), talvez um coworking seja ideal, pois mesmo que você precise aguardar um tempo até aumentar sua sala privativa, sempre existe a opção das mesas compartilhadas onde seu novo colega pode começar a trabalhar rapidamente.
Adaptar um grande time e os valores da cultura interna
Aqui é onde começa a fazer a sentido partir para o aluguel de um espaço próprio. Se a sua empresa já começou a formar uma cultura interna forte, quer dizer que vocês já têm um tamanho considerável e estão juntos há bastante tempo. Talvez montar sua empresa em uma sala comercial privada ajude a explorar o máximo da cultura do seu time, e, mesmo que isso signifique se fechar a insights externos, pode fazer sentido.
Outra vantagem é que, dependendo do tamanho do seu time e do tipo de demanda que vocês têm, pode ser financeiramente mais vantajoso ter o escritório próprio. Mas é sempre bom lembrar que escolher um espaço de trabalho é muito mais do que calcular o custo por pessoa.
Minha empresa trabalha com informações muito sensíveis
Se você costuma receber pessoas públicas no seu escritório, ou trabalha com informações suscetíveis a espionagem industrial, deve evitar espaços compartilhados. É evidente que nesses espaços ninguém vai sair mexendo nos seus papéis ou espionando você por cima do ombro, mas quando seu negócio é de fato um alvo para espionagem industrial, utilizar redes compartilhadas nas quais você não tem total controle não é recomendado. Da mesma forma, se você pretende receber o Bono Vox no seu escritório, ele provavelmente não irá gostar de tirar fotos com todos os colegas do lugar.
Aqui as dicas são: escritórios Virtuais para a representação legal da empresa e reuniões na sede do cliente ou mesmo procurar business centers onde você tenha liberdade para configurar toda a sua rede de internet por conta própria.
É evidente que ter o seu escritório próprio é o formado ideal nesse contexto, já que você pode formatar todo o ambiente para que seja o mais seguro e discreto possível.
P.S.: quando falamos espionagem industrial, nos referimos a um nível onde alguém busca diretamente pela informação da sua empresa. Se você não se considera um alvo específico, pode apenas seguir algumas dicas simples para manter a segurança da sua informação em ambientes compartilhados.
Interesse das pessoas nos últimos 3 anos
Com o crescimento exponencial de negócios 100% digitais, a cada ano os modelos de trabalho remoto tem crescido. O interesse de empresários em escritórios virtuais e espaços de coworking teve um grande crescimento recentemente, enquanto o aluguel de salas comerciais e business centers permanece relativamente estável.
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Resumindo e falando sobre imparcialidade
Enquanto nós construíamos este material tentamos ser o mais sinceros e imparciais quanto foi possível. É evidente que, sendo um projeto do Coworking Brasil, temos certa tendência para este modelo. Mas não porque ganhamos algo com isso, e sim porque acreditamos nisso. Nós verdadeiramente acreditamos que o coworking como espaço e como cultura tem o potencial de revolucionar a sua carreira ou empresa.
No entanto, também é claro para nós que o modelo tem algumas limitações, e, em determinados casos, outros tipos de ambiente se encaixam melhor para o seu negócio. O que pretendemos com este guia é levantar informações sobre cada modelo e disponibilizar essa informação para a nova geração brasileira de empreendedores.
Este material é uma grande lista de vantagens e desvantagens, e esperamos sinceramente que ele tenha ajudado você a tomar a melhor decisão para sua empresa. Não para o seu ego ou para o dos seus concorrentes, e sim para o seu negócio.
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Você já teve experiência com algum desses modelos? O que ajudou na hora de optar por um ou outro? Deixe um comentário compartilhando suas experiências para que outros empreendedores aprendam com você.
Converse com Fernando nos comentários ;)