Como proteger suas informações ao trabalhar em locais compartilhados

Você já ficou preocupado em estar em um ambiente compartilhado e acabar perdendo a privacidade? Ou teve problemas com a segurança da informação de seus clientes?

Imagem Como proteger suas informações ao trabalhar em locais compartilhados

A vida profissional hoje acontece de forma móvel, ultraconectada e em tempo real. Com smartphones na mão, fazemos muito mais do que responder a e-mails e “@s”em redes sociais: trocamos informações valiosas sobre nossos negócios atuais e futuros e, em alguns casos, conhecimento de natureza sigilosa.

Se mesões, cafés públicos e áreas de convivência nos ajudaram a turbinar a velocidade com a qual fazemos negócios, como lidar com o sigilo em situações como essas? Até que ponto estamos mais vulneráveis no mundo de hoje?

É o que este artigo vai ajudar a explicar: como proteger a privacidade de suas informações em locais públicos, quando estiver em reuniões com seus clientes, fornecedores ou colaboradores.

Situações comuns que podem afetar o sigilo de suas informações.

Digamos que um gerente de projeto marcou uma reunião com um integrante de sua equipe, um analista de marketing, para consultar as últimas pesquisas do novo produto digital que vão lançar. Eles encomendaram essa pesquisa junto a um escritório de tendências e vão analisar os dados pela primeira vez.

Como a vida anda corrida para os dois, resolvem marcar em um café no meio do caminho, a região central da cidade. A tarde está tranquila, o local está quase vazio, eles se sentam, pedem dois expressos, abrem o notebook e começam a consultar os dados que vão dar vida a sua grande ideia.

Só que eles não estão sozinhos.

Um importante analista de mercado está a duas mesas de distância e tenta pegar uma ou outra frase no ar, enquanto aproveita a visão privilegiada do material para fazer algumas anotações. Mesmo olhando entre os ombros da dupla, consegue entender o público que eles estão buscando impactar, os fluxos de aquisição de clientes e até um rascunho de marca.

Sem perceber, a dupla de profissionais deixa vazar importantes “insights” sobre sua área de negócio. Sem fazer nada ilegal, o intruso ganhou algumas informações extras que, se não vai usar imediatamente, vai guardar para suas próximas reuniões.

O que é uma informação confidencial?

O exemplo, claro, é fictício. Mas, nem por isso, pouco realista. Estamos a todo momento trocando informações e produzindo conhecimento em cafés, salas de espera de aeroportos e espaços de coworking. Talvez a questão aqui seja entender o que é afinal uma informação confidencial.

Uma boa dica é alternar informações digitadas com aquelas que são faladas. Assim você mantem a conversa quente ao mesmo tempo que protege informações confidenciais.

Passando ao largo da categoria de dados tradicionalmente confidenciais (seu CPF ou sua senha do banco, por exemplo), uma boa forma de responder a esta pergunta, no mundo dos negócios, é pensar no valor daquele dado para a operação de sua empresa ou atividade profissional. E mais: o quão ela é importante para seu negócio progredir.

A pesquisa no caso, foi ENCOMENDADA – logo, guarda informações pensadas exclusivamente para aquele negócio. Alguma dúvida que suas características precisam ser protegidas e, caso reveladas, podem enfraquecer a estratégia de lançamento do produto digital?

Existem outros exemplos ainda mais óbvios, como a folha de pagamento de sua startup, dados e senhas de servidores, seus esboços para o novo logo da empresa, a programação de conteúdo para dali a seis meses e por aí vai.

Já que os exemplos são muitos, vamos pensar em algumas dicas para proteger essas informações?

Dicas para garantir a segurança da informação de seus clientes em locais públicos

  1. A leia da praça pública: Imagine você levando um banquinho para a maior praça de sua cidade. Agora, você em cima dele, falando alto, tudo o que pensa e vai fazer para seus negócios decolarem. Pois é, em um ambiente público compartilhado é a mesma coisa. Logo, fale alto somente o que você falaria em uma praça pública. Esta regra vale também para as informações de sua empresa que você compartilha nas redes sociais!
  2. Bluetooth ligado? Nunca se sabe quando alguém mail intencionado pode usar um descuido seu com o Bluetooth para roubar dados importantes como lista de contatos, e-mails e fotos. Existes dezenas de aplicativos especializados nisso e que são capazes de quebrar o sigilo do seu celular mesmo sem senha para parear. Foi fazer reunião em local público? Desligue o bluetooth, simples assim.
  3. Cuidado com anotações espalhadas. É muito comum quando estamos fazendo reuniões em um lugar público, utilizar guardanapos ou folhas de papel para anotações rápidas, esquemas mentais e todo tipo de registro. Daí, quando termina aquela troca de informação acelerada, típica de reuniões de brainstorming, os rascunhos são deixados de lado ou – na melhor das hipóteses – jogados no lixo do local.

Já parou para pensar que, com estas anotações na mão, um concorrente pode conseguir pistas interessantes sobre os próximos passos de seu negócio? A dica que fica aqui é: sempre recolha rascunhos e notas feitas à mão e leve-as para casa ou escritório.

Aplicativo do evernote fotografando página de caderno para garantir a segurança da informação

O Evernote tem uma função específica só para que você fotografe estas notas e vá construindo seu repositório, o que é sempre bom para, depois de destruir o material, ter uma cópia salva.

  1. Mídias portáteis: pendrives, hds externos e cartões de memória são ótimos quando o assunto é portabilidade de informação. Logo, são um risco também. Procure proteger suas mídias externas por senha. A tarefa é simples e encontramos até mesmo um tutorial completo sobre como colocar senha em seu pendrive.
  2. Conferências à distância: sempre que for fazer uma reunião por Skype, seja por áudio ou por vídeo, prepare o ambiente com cuidado. Tem uma dicas muito legais neste post aqui, mas, quando o assunto é atenção à segurança de informação, fique atento ao vazamento de som e ao que você fala em público (valendo o mesmo toque do primeiro item desta lista).

Uma boa dica é alternar informações digitadas com aquelas que são faladas. Assim, você mantém o canal “quente” com a sua presença, ou seja, faz uma reunião pessoal, ao mesmo tempo em que usa a ferramenta de chat para a passagem de documentos ou informações que não quer que todos saibam. Simples e eficiente.

Um grupo de pessoas reunidas trabalhando em uma cafeteria deve se preocupar com a segurança da informação de seus projetos

É arriscado fazer reuniões em ambientes públicos?

Sempre que a gente conversa com um especialista em segurança da informação, ele nos conta que, mesmo que você invista em antivírus, criptografia e certificados de segurança, tem um ingrediente que sempre é um mistério: o comportamento humano.

Para resumir: o nível de segurança de suas informações será sempre proporcional a quanto seu comportamento está treinado para isso. Nos exemplos e dicas que dei no artigo, foquei em comportamentos que precisam ser alterados, pequenos deslizes que não percebemos cometer e que podem comprometer anos de trabalho.

Pense nisso: em um mundo ultraconectado, escolher como se conectar pode ser a única maneira de manter sua privacidade.

Mauro Amaral é Head da contemconteudo.com e faz reuniões em locais públicos, desde que mantenha privado o pulo do gato. Se quiser conhecer sua metodologia para pesquisa, produção e disseminação de conteúdo para pequenas empresas e startups, visite o nosso site.

 

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