Espaços compartilhados de trabalho são só alegria: infraestrutura de primeira, internet rápida, cafezinho e água gelada sempre à disposição. Isso sem contar o precioso networking e os novos amigos que a gente acaba fazendo. Mas como será que fica a situação na hora de receber clientes para uma reunião de projeto?

Ou ainda, como brifar um fornecedor que vai finalizar um projeto para você sem perder o “segredo do negócio” e manter a privacidade e a produtividade de uma reunião?

Ainda no clima do post sobre segurança da informação, preparei um artigo para trazer dicas para situações como essas.

1. Consulte a lista de datas da sala de reunião

Vamos lembrar que compartilhar quer dizer respeitar. Então, nada de furar a fila do amiguinho da mesa ao lado tentando descolar a sala de reunião “na marra”. Os espaços de trabalho compartilhado em São Paulo, no Rio de Janeiro e em outras cidades contam com sistemas de agendamento de reunião. A dica aqui é: consulte duas ou três datas livres para oferecer alternativas ao seu cliente ou fornecedor. E, assim que agendar a sua, não se esqueça de travar a data.

Sala de reuniões do Go Up Coworking, em São Paulo

2. Se for um futuro cliente e/ou investidor, ensaie antes

A dica vale para qualquer espaço de trabalho, na verdade. Mas, nos espaços compartilhados, normalmente, você paga por hora. Perder tempo é, mais do que nunca, perder dinheiro. A dica: chegue para sua reunião com o texto, o ritmo de sua fala e o seu objetivo prontos e ensaiados na cabeça. Uma boa forma de testar isso é ver se você consegue apresentar o conteúdo da reunião sem o auxílio de qualquer PowerPoint. Teste também contar a mesma história em 30, 15 e 5 minutos. Se você tiver o assunto na ponta da língua, vai conseguir resumi-lo para qualquer um.

3. Chegue sempre uma hora antes para testar todos os equipamentos

Ok, eu acabei de dizer na abertura deste artigo que o espaço de trabalho compartilhado é uma maravilha de infraestrutura. Mas imprevistos acontecem. Sempre, sempre, sempre chegue antes para testar projetor, arquivo, pendrive etc. Além disso, verifique com o pessoal administrativo do espaço se a máquina de café está com as cápsulas disponíveis, se a rede Wi-Fi tem senha diferenciada para visitantes e itens do gênero.

4. Backup: acredite, você pode precisar

Sempre saio de casa com backups variados. Além do iPad para a apresentação, um pendrive com uma versão PDF dela (para rodar em qualquer máquina), uma cópia em algum serviço de armazenamento na nuvem como o Dropbox e, em alguns casos, uma cópia impressa do material. Vai que acaba a luz, né? Pode me chamar de exagerado. 😉

5. Se tiver abertura com a galera, explique que está recebendo um cliente

Pode acontecer de o espaço compartilhado em questão abrigar dois ou mais times que, animados com o negócio que estão montando, trabalham em um tom acima na hora de criar e debater as tarefas do dia, sabe? Se você tiver abertura com a turma, avise a todos sobre a reunião e de quanto ela é importante para seu negócio. E que, se o contrato for fechado, a rodada do final de semana é por sua conta. Boa vizinhança sempre.

6. Seja honesto quanto à natureza do lugar

Não tente fazer o espertinho e apresentar o escritório como seu. Não tente marcar reunião em horários alternativos para, com a casa mais vazia, pagar de dono do pedaço. Grande parte dos clientes e fornecedores que você vai receber conhece este modelo de negócio e, muitas vezes, já fizeram uso dele também. No lugar dessa postura inadequada, dê uma volta com ele pelo espaço, apresente o administrador e comente como está sendo importante para o seu negócio contar com uma iniciativa como essa.

7. Claro, prepare um documento pós-reunião

A dica vale para qualquer tipo de modelo de reunião. Mas, neste caso, como – salvo exceções – tudo terá que ser retirado da sala de reunião após o final, a dica é registrar tudo. Pense que você não poderá voltar ao ambiente para tomar notas do que foi escrito nos quadros, folhas e demais superfícies. A dica é criar um sistema de tomada de notas, ou contar com um amigo para isso, ou ainda gravar com a autorização do cliente, o papo de vocês. Depois, claro, compartilhe com ele a ata da reunião. Acredite: vai fazer você ganhar muito tempo.

…

Os espaços compartilhados de trabalho otimizam a vida de empresas de todos os tamanhos. No cenário atual, é mais do que natural muitas startups começarem assim. Com as dicas certas, até mesmo uma ocasião complexa como receber clientes pode transcorrer sem atropelos.

Mais alguma dica? Deixe nos comentários!

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Mauro Amaral é Head da contemconteudo.com e faz reuniões em locais públicos, desde que mantenha privado o pulo do gato. Se quiser conhecer sua metodologia para pesquisa, produção e disseminação de conteúdo para pequenas empresas e startups, visite o nosso site.