Cobot: uma ferramenta para gerenciar coworkings e suas experiências

O software nasceu a partir da necessidade dos founders de um espaço em Berlim. Hoje já atende espaços de mais de 30 países.

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Parece que foi ontem, mas já faz mais de uma década desde o surgimento dos primeiros coworkings ao redor do mundo. É sempre uma tarefa difícil tentarmos compreender esse mercado tão dinâmico e repleto de incertezas.

Não podemos prever caminhos definitivos para o futuro, mas não podemos negar que o cenário já amadureceu bastante. Quando se fala de ferramentas que auxiliam a vida dos founders e gestores, o leque de opções só se amplia. E o Cobot é uma dessas alternativas que está presente no mercado desde o comecinho. Criado lá em 2010, primeiramente como uma ferramenta de uso interno de um espaço em Berlim, o software é voltado para o gerenciamento de espaços compartilhados.

Como acontece com muitos produtos tecnológicos, o Cobot nasceu para solucionar um problema particular de gestão, e hoje já auxilia coworkings de mais de 30 países em todos os continentes.

A principal ideia do software, desde o início, foi automatizar tarefas que demandavam muito tempo dos administradores dos espaços. Hoje, com escritórios de diferentes estilos, portes e localidades utilizando a ferramenta, a cada ano que passa o Cobot descobre novas utilidades e formas de aprimorar o produto.

“Eu acho que as pessoas sempre vão usar de forma diferente do que pensamos inicialmente. Tinha um espaço em São Paulo, por exemplo, que usava a ferramenta para gerenciar máquinas de lavar roupas. Em outro espaço no Reino Unido, que tinha como extra um campo de pouso de paraquedas, eles usavam o software para gerenciar os horários para os saltos”, relata Carmem Saito, especialista de comunicação da empresa.

Dessa forma, a empresa sempre cresceu de forma orgânica, aprimorando suas funcionalidades conforme iam aparecendo novas necessidades. As mudanças são constantes, principalmente para adaptar o produto para os novos países que entram na lista de clientes.

Mais tempo para curtir a comunidade e compreender o espaço

Depois da automatização, o que os founders do espaço e criadores do software perceberam foi que sobrava muito mais tempo para dedicar ao espaço e à comunidade. A administração burocrática foi simplificada, deixando que a ferramenta cuidasse do envio de faturas, pagamentos, controle de acessos e etc.

Com todas essas demandas controladas pelo Cobot, eles passaram a prestar mais atenção ao que estavam construindo, que ia muito além de reunir pessoas para trabalharem no mesmo lugar. Eles puderam curtir muito mais o dia a dia, se relacionando de forma próxima e pessoal com os membros da comunidade. E esse é um dos valores que eles quiseram transmitir junto das funcionalidades da ferramenta.

Nossa ideia é que a nossa ferramenta seja uma base que os espaços vão construindo em cima.

O software pode até ter uma estrutura básica, mas pode ser trabalhado de acordo com o perfil e as metas de cada espaço. “Nossa ideia é que a nossa ferramenta seja uma base que os espaços vão construindo em cima. Então um espaço que tem 100 salas em três prédios vai se organizar diferente do que um espaço pequeno lá em Bali e que não tem nem sala porque as pessoas estão trabalhando direto do puff. A plataforma vai funcionar do mesmo jeito, porém com construções particulares”, explica Carmem.

Cobot

Outro ponto positivo é que ele emite uma série de relatórios para que o gestor possa interpretar melhor a performance do espaço. Desde o cálculo da receita total até a compreensão de quais planos são mais utilizados, o software acaba facilitando nos planejamentos estratégicos do coworking.

Com uma API aberta, o produto também permite que o espaço cresça junto com o produto, criando algo totalmente personalizado.

Aprendizado que vem de todos os cantos do mundo

Um dos principais diferenciais do Cobot é, certamente, o interesse natural deles em fazer parte e compreender a evolução do coworking pelo mundo.

“Falamos muito sobre o tipo de espaço que queremos dar suporte, que queremos ver crescer. Temos uma visão muito diversa do mercado de coworking. A gente quer ajudar espaços de tamanhos diferentes, em lugares diferentes, que têm métodos de gerir o espaço diferentes. A gente gosta de dar preferência para espaços independentes, espaços com projetos que a gente acredita, pessoas que estão gerindo um espaço sozinhas desde o começo em cidades pequenas. Esses são os espaços que a gente gosta de apoiar, mas temos espaços de todos os tamanhos, até espaços muito grandes que conseguem reter uma característica independente forte”, comenta Carmem.

A gente quer ajudar espaços de tamanhos diferentes, em lugares diferentes, que têm métodos de gerir o espaço diferentes.

Essa construção é constante, e pra isso o Cobot viaja o mundo para participar de conferências, conhecer diferentes realidades e conversar com founders. Entender as principais dificuldades dos usuários em uma escala global é essencial para que a empresa defina até onde pode ir e o que vai ou não criar dentro da sua ferramenta.

Cada país apresenta características e necessidades específicas, e é nisso que o software têm trabalhado nos últimos meses. No Brasil, segundo Carmem, os espaços têm se adaptado bem com o Cobot. “O mercado brasileiro é bem interessante. Tem uma diversidade de espaços bem legal, muda bastante de cidade para cidade. Até num mesmo bairro você encontra coisas variadas e todo mundo é bem aberto a adotar ferramentas e tecnologias, essa é uma questão bem forte do brasileiro. Nos Estados Unidos, por exemplo, eles fazem muitas perguntas, porque eles estão muito acostumados em ter tudo pronto, não costumam olhar as instruções de uso. Os alemães têm umas perguntas mais técnicas, bem específicas. Já no sul asiático tem muitos espaços voltados para nômades digitais”, explica ela.

Para eles, é essencial parar de tempos em tempos e analisar os insights trazidos de cada conferência ou viagem. Faz parte da cultura da empresa querer entender o mercado, estar sempre perto e evoluir junto.

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O Cobot é um dos apoiadores do Censo Coworking Brasil 2018. Com clientes no mundo todo, eles estão preparando diversas melhorias na ferramenta, principalmente na home page dos espaços, além do lançamento de um dashboard para os membros. Para o Brasil, uma das novidades que está por vir é a integração com a nota fiscal eletrônica.

Hoje o time já possui um time de 15 pessoas totalmente focadas no produto. Desse total, 5 são programadoras — isso mesmo, uma equipe de TI bem feminina, algo bem raro de se ver na área da tecnologia.

Para conhecer mais o trabalho deles, acesse o site cobot.me.

 

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