No artigo anterior falamos um pouco sobre Compliance, do seu conceito e objetivos, principalmente da sua importância no combate a corrupção, para a gestão de riscos legais e reputacionais.

Não foi dito antes, mas um Sistema de Integridade é composto de nove pilares, e oportunamente trataremos de cada um. São eles:

1 – Engajamento da Alta Administração

2 – Mapeamento e Gestão de Riscos

3 – Código de Ética e Politicas de Compliance

4 – Controles Internos

5 – Treinamento e Comunicação:

6 – Canal de Denuncia

7 – Investigação Interna

8 – Due Diligence

9 – Auditoria e monitoramento

 

No entanto, o conteúdo de hoje se debruçará apenas sobre o Due Diligence  e como essa ferramenta pode te ajudar na prevenção de riscos dos contratos celebrados com empresas que desejam ocupar virtualmente  o seu espaço.

Quando se trata da contratação de um escritório virtual, as medidas de prevenção vão além de um bom contrato, e exigem medidas de prevenção que antecedam a celebração contratual.

Conhecer os seus parceiros de negócio, sejam eles fornecedores ou clientes, é fundamental para a preservação do seu coworking, pois as consequências negativas de se relacionar com as pessoas erradas podem acarretar desde prejuízos financeiros imediatos até mesmo danos reputacionais, pois o seu Espaço estará sempre relacionado com os profissionais que lá estão e com as atividades que lá desenvolvem.

Conhecer os seus parceiros de negócio, sejam eles fornecedores ou clientes, é fundamental para a preservação do seu coworking[…]

Quando mencionamos “prejuízos financeiros imediatos” é claro que estamos falando aqui do famigerado “calote”, afinal antes de fechar qualquer contrato você deve procurar saber se o seu cliente, seja pessoa jurídica ou física, têm capacidade econômica para consumir os seus produtos e serviços.

Da mesma forma os danos reputacionais. Ainda que eles sejam relativamente difíceis de mensurar, ainda temos a percepção de que o seu impacto  negativo é maior a médio e a longo prazo. Afinal, os seus potenciais futuros clientes irão preferir compartilhar um espaço onde há uma razoável certeza de que nele só estão empresas sérias e idôneas, do contrário procurarão outros espaços onde possam encontrar essa segurança.

Infelizmente já se contabiliza alguns casos de empresas fraudulentas que indevidamente utilizam os coworkigs para estabelecer os seus endereços fiscais, a exemplo da reportagem abaixo.

“De rua protegida pelo PCC a Coworkings. Registradoras Fantasmas utilizam endereços de fachada pra fraudar Compliance dos Bancos e Detrans”. 

Uma vez que o risco de fraude é eminente e inerente a qualquer negócio,  o que podemos fazer para evitá-la nos casos onde empresas (potenciais clientes) queiram usar o seu coworking de forma virtual, seja para endereço fiscal, correspondências ou secretária virtual?

O óbvio quase sempre precisa ser repetido. Então aí vai: As empresas são feitas de gente!

Com isso em mente, você deve conhecer a(s) pessoa(s) responsáveis pela empresa que pretende usar o seu Espaço.

 

A seguir vou te passar alguns passos para fazer um competente Due Diligence sem muito custo, burocracia e perda de tempo.

Passo Um – Coleta de dados: 

Uma maneira de fazer isso é através de um questionário, onde você colherá os dados necessários para efetuar todas as pesquisas importantes para conhecer o seu cliente.

Neste questionário você extrairá além dos dados da empresa, também informações como nome dos sócios, documentos como CPF, RG, título de eleitor, endereços, telefones, qual o mercado que a empresa está inserida, referências de parceiros e clientes, quais as atividades que desenvolve.

Parece ser algo extremamente burocrático, mas esses dados te ajudarão a ter uma percepção melhor do seu futuro cliente e já irá impor um filtro para aquelas pessoas que não estiverem bem intencionadas. Importante,  esta etapa não acarretará maiores custos, a não ser o tempo despendido!

Ah, uma dica preciosa é obter mais do que um dado de documentos oficiais (CPF, RG, Título de Eleitor, CNH), pois facilita o cruzamento de informações, uma vez que quase sempre os fraudadores não são tão sofisticados assim, e acabam falsificando apenas um ou dois documentos. Sempre peça mais de dois!

Não esqueça de pedir cópias simples dos documentos, inclusive e principalmente dos comprovantes de endereços, de preferência água e luz.

Importante você informar para o possível cliente a forma que esses dados serão tratados. Não esqueçam, a LGPD está quase entrando em vigor (14/08/2020).

Passo dois – Checagem das informações: 

Com todas os dados em mãos, inicia-se o processo de checagem de cada informação.

Primeiro, peça uma certidão do contrato social da empresa na Junta Comercial do seu Estado.

Confirme se o endereço informado no contrato social é condizente com aquele informado no seu questionário, e principalmente cheque fisicamente o local.

Segundo, faça uma checagem do seu cliente nos órgãos de proteção de crédito e do consumidor, não só da empresa mas também dos sócios.

Nos Procons estaduais e municipais, essa pesquisa costuma ser gratuita e pode ser disponibilizada pelo próprio site da instituição.

Quanto as pesquisas de restrições de crédito, as empresas com mais tradição no mercado são a Serasa Experian e a Boavista SCPC. Ambas oferecem pacotes de serviços adequados a cada necessidade.

Terceiro, veja se o seu futuro cliente não tem problemas com a justiça. Você pode pedir certidões negativas fiscais (Federais, Estaduais e Municipais), cíveis e criminais (nos tribunais de justiça estaduais e federais) e trabalhistas (Tribunais Regionais do Trabalho).

Passo Três – Verificação de Referencias: 

Ligue para as pessoas apontadas como referências pelo seu cliente, mas não se limite somente a elas. Pesquise em sites como o Reclame Aqui, verifique as redes sociais dos sócios da empresa, conheça o seu comportamento e não corra o risco de se expor ao inconveniente de fazer negócios com pessoas que não sigam minimamente os preceitos éticos aos quais o seu Coworking está alinhado.

Uma vez checada as informações, os documentos e as referências você estará mais seguro para formalizar o contrato com o seu cliente. Veja bem que todos os passos aqui descritos antecedem a contratação.

É claro que redigir um documento com boa descrição de objetos do contrato, cláusulas de responsabilidade, previsão de multas, etc, ajuda a proteger o negócio jurídico entre as partes, mas de nada adiantará se o instrumento for entabulado com base em informações dissonantes com a realidade.

Assim, o Due Diligence, um dos Pilares do Sistema de Compliance ajuda a conhecer o seu futuro cliente e entender os riscos que esse cliente trará ao seu negócio, evitando futuros infortúnios, desde uma simples inadimplência até danos reputacionais mais severos.

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Rodrigo Reis Gonçalves é advogado devidamente inscrito na OAB/RS nº 78.659, graduado em Ciências Jurídicas e Sociais pela ULBRA, Pós-graduado em Direito Penal e Processual Penal Faculdade IDC e Pós-graduado em Compliance pela Pontifícia Universidade Católica – PUC/RS, atuando há quase dez anos na advocacia privada, especificamente na área penal e empresarial.