Com a modernização dos formatos de trabalho, hoje em dia muitas equipes não trabalham fisicamente próximas e, muitas vezes, sequer se conhecem pessoalmente. A grande questão é que, assim como a internet nos proporciona essa forma diferenciada de trabalho, ela pode acabar sendo um empecilho se não soubermos organizar uma equipe a distância.

Já tive duas experiências de trabalhar em empresas sem sede física, em que diretores e colaboradores trabalhavam de seus home offices ou de espaços de coworking. Eu poderia dizer que a primeira experiência foi o exemplo perfeito de como não fazer dar certo. E, no fim das contas, isso acabou me ensinando várias lições que compartilho com vocês hoje.

Ah, é legal dizer que essas dicas são importantes para a equipe toda, dos funcionários ao CEO, ok?

Crie uma rotina de trabalho

Por mais flexível que seja a empresa e que ninguém exija um horário fixo todos os dias, dificilmente você vai ser um profissional produtivo sem uma mínima rotina. Esse é um dos principais motivos para as pessoas deixarem o conforto do escritório em casa para irem trabalhar em um espaço compartilhado.

Por mais dedicado que você seja, a rotina de trabalho em casa é cheia das distrações, desde o carteiro que você precisa atender no portão até o fato da sua cama olhar pra você todos os dias depois do almoço. Então, criar uma rotina fixa pode se tornar um desafio, mas que você precisa dar um jeito de enfrentar.

Tenha um horário para produzir suas demandas sozinho, mas também tenha um período do seu dia para estar disponível para o diálogo com seus colegas e chefes.

Tenha um canal de comunicação oficial

Já que falamos em diálogo, vamos a um dos pontos mais cruciais do trabalho da equipe remota. Eu já fiz parte de uma equipe de três pessoas com diversos canais de comunicação e, consequentemente, muitos desencontros e perdas de informação.

Eu recebia ordens de duas pessoas diferentes e solicitações de produção uma hora via grupo de Whatsapp (textos e áudios, ok), outra hora via inbox do Facebook, às vezes por e-mail e ainda por Skype. Em resumo, eu passava mais tempo tentando juntar os pedaços das tarefas e era sempre um caos para lembrar onde é que eu tinha lido sobre determinado assunto.

Nem preciso dizer que a experiência foi péssima e que eu gastava mais tempo tentando me achar no meio da confusão do que efetivamente trabalhando, certo? Desde então também desenvolvi um certo trauma de usar Whatsapp para trabalho, pois acho que um aplicativo desses não é necessariamente uma ferramenta superprofissional. Mas enfim, essa é uma impressão pessoal, pois sei que para vários tipos de trabalho ela pode sim funcionar.

É importante encontrar uma forma de comunicação oficial para todos os envolvidos no projeto, além de um sistema de organização dos afazeres que permita que todos fiquem cientes do progresso das pautas. O objetivo deste post não é falar especificamente sobre isso, pois o assunto é extenso, então se você deseja ler um artigo sobre o tema deixe um comentário pra gente, ok?

Estabeleça tarefas e passe feedbacks

Independentemente de você ser “chefe” ou “subordinado” – ambas expressões bem ultrapassadas para quem trabalha nesse formato superlivre, mas usei-as apenas para uma melhor compreensão – é preciso estabelecer bem as tarefas a serem realizadas, principalmente se elas envolverem a equipe toda ou mais de uma pessoa.

Portanto, pense em todas as etapas do processo e anote tudo. Mais uma vez, encontre uma ferramenta adequada para isso, seja uma tabela no Excel ou um programa voltado para organização de projetos. Todos devem poder visualizar o andamento dos trabalhos para saberem qual é o próximo plano a ser colocado em prática.

Ao finalizar a sua parte, avise os colegas, passe um feedback e deixe registrado quais pontos eles devem ficar atentos. Para as finalizações de projeto e outras etapas importantes, o ideal é fazer uma reunião em que todos possam comentar em tempo real sobre o assunto, mas tudo isso vai depender da dinâmica da sua área de atuação, claro.

Defina reuniões periódicas e respeite as datas estipuladas

E falando em reunião, entramos no último tópico essencial para manter uma equipe a distância de forma saudável. Se todos os profissionais trabalharem na mesma cidade é bacana agendar uma reunião semanal ou a cada duas semanas. Mesmo que todos trabalhem bem individualmente, juntar várias mentes pensantes sempre traz bons frutos e diferentes pontos de vista.

Mas se for realmente impossível reunir toda a equipe, tenha na rotina uma reunião semanal mais enxuta via Skype (ou outra ferramenta que você costuma usar). Sempre haverá assuntos para discutir e mesmo que a pauta esteja enxuta, as conversas por áudio ou vídeo podem gerar novas ideias e insights que a rotina solitária do profissional não proporciona.

É como falamos neste post aqui sobre networking: você pode trabalhar muito bem sozinho, mas manter um relacionamento com outros profissionais é essencial para que você renove o seu fluxo de pensamento e de criação.

E, para finalizar, uma vez que você estipular dia e horário fixos, respeite essa decisão! Não caia na tentação de remarcar, adiar ou cancelar porque surgiu algo inusitado. Trate as reuniões online com a mesma seriedade que qualquer outro compromisso. Trabalho é trabalho, seja ele online ou presencial, a responsabilidade deve ser a mesma.

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Você tem experiência no assunto e quer acrescentar mais algum comentário importante? Sinta-se à vontade para deixar um comentário pra gente, ok?