Confesso que esse artigo deveria ter saído semana passada, mas precisei de mais tempo para produzir. Mais tempo para conversar com pessoas do mercado, analisar os cenários fora do país, ler bastante e principalmente: refletir.

Aliás, se tem uma coisa que a quarentena tem ajudado universalmente é isso. Tempo para pensar. Alguns mais, outros menos. Mas (quase) todos estão tendo uma oportunidade de desacelerar um pouco, pisar no freio, e fazer uma viagem interna. Pessoal e profissional. Isso é algo inegavelmente saudável.

Desde o meu último artigo sobre o Covid-19, muita coisa mudou. Os números mudaram, as recomendações oficiais dos órgãos de saúde mudaram, e a gente mudou. Quando eu sentei pra escrever esse texto eu queria trazer o “manual de melhores práticas”, a receita de bolo. Aquele texto que ia iluminar o seu caminho e te ajudar a planejar o futuro do seu espaço. Porém quanto mais eu leio, quanto mais gente eu converso, mais percebo que esse texto nunca vai existir. O que é bom hoje, pode não ser amanhã. O que funciona pra um, não vai fazer nenhum sentido pro outro.

Mesmo assim, eu quis trazer um panorama geral do que tenho observado. Sei que muita gente vê o Coworking Brasil como uma fonte relevante no assunto, e espera pela nossa opinião. Muitos founders confiam na gente e abrem o coração quando conversamos. Entendo que daqui podem sair boas reflexões e cenários que talvez te ajude a seguir em frente e planejar o futuro. Ou talvez não.

Já devo fechar o meu espaço agora?

No artigo anterior eu comentei que você deveria seguir as recomendações de saúde dos órgãos competentes da sua região. Essa ainda é minha principal recomendação, mas no fim, vejo que o cenário é muito mais complexo.

Nos últimos dias conversei com founders de perfis muito distintos. Alguns optaram por fechar as portas temporariamente devido a uma consciência social e coletiva. Na visão deles, esse é o certo a fazer por um bem maior. Doa a quem doer. Outros gestores fecharam por falta de opção mesmo. Quando 90% do seu público para de usar o serviço, não faz mais sentido manter o espaço funcionando e assumir os custos operacionais sem o faturamento.

Também tenho visto um movimento muito forte de espaços fechando parcialmente, o famoso “meio termo”. Eu explico: olhando de fora, o espaço está fechado. Não tem o serviço de recepção, a prospecção ativa de clientes parou, eventos foram cancelados. Nem hot desks são permitidas. Mas para os membros internos, que já possuem contrato em vigor, o espaço continua disponível. Quem tiver a chave e quiser ir, pode ir.

Em alguns espaços a coisa está funcionando literalmente “no automático”. A infraestrutura de limpeza e organização deixa tudo pronto pela manhã bem cedo, e os membros usam seu cartão de acesso para entrar no espaço. A recepção e o community tem ficado em casa. Além disso, como a procura está super baixa, as regras de distanciamento acabam funcionando indiretamente.

Sem o espaço, um monte de gente que pode ajudar a melhorar a crise ficaria “sem teto”.

Conversando com quem escolheu esse caminho, identifiquei dois perfis: alguns tomaram essa decisão por medo de problemas jurídicos. Possuem contratos que “obrigam” o espaço a fornecer o serviço. Já outros, fazem mais pelo respeito ao cliente. Indiferente da questão legal, eles acreditam que precisam estar presentes para o cliente em qualquer situação. Em vários casos ouvi depoimentos de empresas de setores fundamentais funcionando dentro dos espaços. Empresas de logística, suprimentos, pesquisa. Sem o espaço, um monte de gente que pode ajudar essa crise ficaria “sem teto”.

E por fim, um perfil que também encontrei foi o que gosto de chamar de “otimistas”. Gestores que simplesmente continuaram com o seu dia a dia normal. Não fecharam o espaço, não reduziram operação, e seguem atendendo a todo mundo que bate na porta. Encontrei esse perfil em grandes centros como São Paulo, e cidades menores que ainda não tem foco de casos. Novamente os motivos aqui são diversos: contratual, necessidade de fluxo de caixa, crença pessoal, etc.

Em um cenário onde fomos obrigados a colocar de frente Saúde X Economia, é muito difícil apontar quem está certo.

Se você ainda não fechou seu espaço, e está buscando a melhor forma de fazê-lo, recomendo o ótimo vídeo do Alex Hillman. Ele fez uma live de 2h semana passada com diversos pontos que você deve levar em consideração nesse momento, e narrou como foi o processo dele na hora de fechar o Indy Hall, na Philadelphia.

Uma verdade inconveniente que precisa ser dita.

Contabilidade não é meu forte, mas a primeira coisa que olhei quando entendi que essa crise era mais séria e iria afetar a minha empresa, foi o meu caixa. Entender quanto tempo a gente aguentava sem um faturamento sólido no fim do mês me ajudou muito nas decisões seguintes.

No nosso caso, como somos uma empresa 100% remota, e temos poucos custos fixos, o cenário é favorável. Ainda assim estamos enfrentando um impacto tremendo com a alta do dólar. Toda nossa infraestrutura de servidores e softwares são em dólar.

“30 dias tudo bem, em 60 não garanto, em 90 eu quebro.”

Aqui vem uma parte difícil do artigo, mas que acredito que deva ser dita. A grande maioria das empresas brasileiras não possui um caixa que resiste a uma crise. Conversei com espaços de porte médio pra grande, consolidados no mercado, e ouvi a clássica “30 dias tudo bem, em 60 não garanto, em 90 eu quebro”.

Essa frase vindo de empresas grandes, com anos de mercado, me assusta. Aqui na plataforma a gente tem monitorado o movimento, e infelizmente, só no mês de março foram 9 espaços de coworking que não resistiram e fecharam as portas de vez. É um cenário muito triste, que reflete diretamente a dificuldade de empreender no Brasil.

As previsões de quarentena mais otimistas falam de 30 dias. As realistas falam sobre 60. Os especialistas pedem de 90 a 120. E pense além. Não somente na quarentena oficial, mas também na quarentena social. Mesmo depois de todo o comércio reaberto, ainda vai existir um temor grande das pessoas em voltarem para aglomerações. Também vai ter o grupo que inicialmente vai ter receio de voltar a investir, e vai preferir reforçar o seu caixa. A tendência é que mesmo após o comércio ser reaberto, eventos com aglomerações vão permanecer proibidos. Talvez voltar a ver o seu espaço com casa cheia demore um pouco mais do que previsto. Você está preparado pra isso?

Se a resposta é não, agora é a hora de agir. Você tem algumas opções pra ganhar um fôlego. As que mais tenho visto serem comentadas são:

1. Renegocie.

Renegociar com todos os fornecedores possíveis. Principalmente, aluguel. Nenhum proprietário quer perder inquilino nesse momento, porque sabe a dificuldade que será alugar um imóvel comercial esse ano. Melhor abrir mão de 3 meses de aluguel que ficar com o imóvel vazio. Você pode propor quitar esses meses no futuro, parcelado, por exemplo.

2. Economize.

Diminuir sua estrutura fixa. Se tem menos gente (ou ninguém) indo ao espaço, pode diminuir o plano de internet, desligar algum equipamento que gaste muita luz, reduzir as rotinas de manutenção, etc.

3. Se informe.

Ficar de olho nas medidas do governo para evitar demissão. Estão em tramitação algumas medidas para ajudar pequenas empresas com o salário dos funcionários, e assim, evitar uma demissão em massa. Converse com seu contador e veja o que pode ser feito.

4. Adie pagamentos.

Segure o pagamento de impostos. Similar ao ponto anterior, o governo tem colocado alguns projetos para permitir o pagamento atrasado dos impostos nos próximos meses sem nenhum tipo de multa. Só lembra que não pagar é diferente de não declarar. Um é totalmente legal, o outro não. Novamente, seu contador é seu melhor amigo aqui.

5. Crédito.

Os bancos também estão criando produtos de crédito para ajudar o fluxo de caixa de micro e pequenas empresas, não deixe de conferir se algum funciona pro seu negócio.

6. Novas fontes de receita.

Já falei no artigo anterior, mas não custa repetir: todo mundo sabe que essa crise é passageira, tente negociar com seus coworkers atuais um pagamento adiantado com garantia que o tempo que não puderem utilizar o espaço será revertido em créditos. Se o espaço fechar, todo mundo perde. Às vezes um papo transparente e sincero pode te surpreender. Além disso, foque em produtos que não dependem de contato físico, como o escritório virtual.

Se mesmo olhando todos os pontos acima, você perceber que a conta não fecha, você vai precisar fazer uma profunda reflexão e entender até que ponto vale investir neste projeto. Em qualquer outro mercado a decisão é puramente matemática. Se as despesas serão maiores que a receita, não faz sentido continuar com o negócio. Mas o nosso mercado muitas vezes é diferente. Nem sempre lucro é o principal motivadores na hora de abrir um coworking. Existem inúmeros outros benefícios indiretos de cultivar uma rede de empreendedores ao seu redor. Ninguém gosta de falar sobre empresas fechando, mas isso acontece todo dia. E sabe o que mais acontece todo dia? Novos negócios abrindo.

Não estou aqui pra dizer se você deve fechar ou não a sua empresa, mas pra te dizer que se chegar nesse ponto, tudo bem. Se você construiu uma comunidade realmente forte nessa jornada, provavelmente você conseguirá fazer novamente no futuro. Dessa vez, com muito mais estrutura e preparo. Bola pra frente 🙂

Sim, a conta fecha, e agora?

Parabéns, você tem um negócio saudável. Já que pra você é tudo uma questão temporária, o importante agora é não ficar parado. Na saúde nós estamos esperando pra ver pra onde vai a curva, mas para o seu negócio isso é a última opção.

Agora é uma hora de muito trabalho. Chegou a vez de colocar todos aqueles planos que “você não tinha tempo” na rua. O seu planejamento estratégico de 2020 acabou de explodir, você precisa de um completamente novo, adaptado ao cenário atual.

Já que você acabou de revisar suas finanças, o que mais você descobriu? Será que temos oportunidades de otimização? Buscar novos fornecedores para serviços e produtos que estão com o preço acima da média? Não tem hora melhor para fazer pesquisa de mercado que agora. E o seu processo de contratação? Ele é eficiente, consegue trazer pessoal com a cultura correta? Tem algo que possa ser feito para melhorar ou acelerar o treinamento da sua equipe? Diminuir o turnover?

Como está a estrutura do seu espaço? Tem algum problema crítico que precisa ser resolvido? Talvez você não possa executar uma obra agora, mas tem bastante tempo para planejar melhorias, fazer orçamento, entender o que efetivamente precisa ser melhorado.

Nós passamos os últimos dez anos repetindo: “Coworking não é sobre cadeiras”. Agora é a sua chance de provar isso.

Que tal conversar com seus coworkers e conhecer melhor a necessidade deles? Um a um. Alguma vez você imaginou que teria tempo de pegar o telefone e ligar para cada membro da sua rede? Essa é a hora. Lembre-se, todos estão isolados em casa. Receber uma ligação e ouvir uma voz amiga, querendo saber genuinamente como você está e o que precisa tem um poder enorme. Mas lembre-se de que essa é uma conversa humana, amigável. Não é uma oportunidade de vendas.

Aliás, se o seu espaço está fechado, manter uma comunicação próxima com os coworkers é fundamental. Ver como você pode ajudar. Às vezes é algo simples, como o contato daquele colega que trabalha com marketing e a pessoa esqueceu de pedir. Outras vezes pode ser algo um pouco mais elaborado, como alguém que não consegue encontrar álcool gel e não tem acesso a fornecedores estruturados como você tem.

Nós passamos os últimos dez anos repetindo: “Coworking não é sobre cadeiras”. Agora é a chance de você provar isso. O que mais além de cadeira e internet você pode oferecer para a sua comunidade?

Repense, reconstrua, realize.

Um dos erros mais tristes que tenho visto alguns espaços cometerem nesse momento é diminuir o seu investimento em marketing. Não faça isso. Eu sei que falei lá em cima pra economizar, mas existe as economias espertas e outras nem tanto.

Ok, obviamente como uma plataforma que – entre outas coisas – oferece uma solução de marketing, pode parecer que temos um interesse ao dizer isso. Mas não é esse o caso. Pensa comigo: o que você mais vai precisar assim que a quarentena acabar? Preencher as vagas abertas, certo? E se você parar todo seu investimento em marketing agora, e só voltar em 30 ou 60 dias, quanto tempo você vai demorar para suas campanhas efetivamente te trazerem resultados?

As pessoas não pararam de ter interesse por coworking, apenas adiaram a decisão de compra. Sua missão agora é ser a primeira marca na cabeça delas quando estiverem prontas novamente.

Agora é hora de MELHORAR o seu marketing, nunca parar. É o momento de investir em branding, refazer o processo de onboarding de novos membros, atualizar o seu material institucional, organizar o conteúdo do seu blog. Novamente: é hora de efetivamente mostrar que mesmo sem cadeiras você ainda tem muito a oferecer pra sua comunidade.

As pessoas não param de ter interesse por coworking, os nossos gráficos de acesso mostram isso. Elas só vão adiar a decisão de contratação pra depois da crise. A sua missão agora é fazer com que a sua marca seja a primeira que venha na cabeça delas quando estiverem prontas.

 

A evolução da nossa audiência desde 2017.

 

Será que suas mídias sociais estão efetivamente comunicando o que você acredita? Quando um novo membro entra no espaço, ele tem uma sensação de “uau”? Ou mesmo o processo de booking e tour guiado. Tem espaço pra melhoria? O que os seus concorrentes estão fazendo melhor do que você? E aquela padaria da esquina, será que ela tem interesse em fazer alguma parceria?

Aqui mais um conteúdo que já é figurinha carimbada nas recomendações. Episódio 143 do podcast Everything Coworking: Leading through uncertain times.

Existem dezenas de pontos de contato entre o seu espaço e os seus coworkers que nunca temos tempo de pensar com carinho, e que no dia a dia, fazem toda a diferença. Reflita também sobre perfil dos novos clientes que você vai começar a receber daqui pra frente. Nós já falamos sobre profissionais que estão experimentando home office pela primeira vez, mas tem mais.

Muitas empresas vão buscar flexibilidade e segurança nos próximos meses. Você, como empresário, teria coragem de alugar uma sala comercial com um contrato de 12 meses nesse momento? Aquele custo de reforma, mobiliário, infra. Tudo que sempre falamos vai ficar ainda mais evidente agora, e muitos empreendedores vão buscar a solução de menor risco. Como o seu espaço pode ajudar com isso?

Os espaços que conseguirem aproveitar esse tempo de quarentena para se reorganizarem, rever seus processos, manter uma comunicação próxima com a sua comunidade, tem tudo pra terminar o ano muito mais fortes do que começaram. Coloque-se na posição de alguém que genuinamente quer ajudar, e veja o olho dos seus coworker brilhar (nem que seja pela webcam).

Pra te manter atualizado, aqui um vídeo novamente do ótimo Atila Iamarino no Roda viva fazendo um panorama atual da pandemia no Brasil: