Será que tudo o que você faz na sua empresa precisa, de fato, ser executado por uma pessoa? Essa é uma pergunta recorrente no mundo dos negócios atualmente, já que há cada vez mais disponibilidade de tecnologia. E a questão também é o pontapé inicial para a automatização de processos.

A ideia é incorporar a tecnologia de modo que ela execute tarefas com máxima qualidade e capacidade de repetição. Ao mesmo tempo, é comum que pequenos negócios tenham dúvidas sobre se é possível fazer isso ou como colocar em prática. Foi pensando nisso que decidi trazer algumas informações técnicas que podem ajudar.

O real significado de automatizar empresas

Antes de tomar qualquer providência rumo a uma mudança de perspectiva e de atuação, acho que é fundamental entender o que a automatização realmente significa. O problema é que muita gente acredita que isso se trata apenas de utilizar tecnologia (qualquer uma, de qualquer maneira) e esperar para colher os resultados. A realidade, entretanto, é bem diferente.

Para automatizar uma empresa, seja ela um pequeno negócio do ramo criativo, uma startup promissora ou um coworking, é necessário planejamento. É preciso identificar os gargalos, que são os pontos de estrangulamento de desempenho e que impedem alcançar a escala ou um resultado próximo disso.

Também é essencial considerar quais processos podem ser automatizados e como eles devem ser automatizados. Talvez faça sentido incorporar a tecnologia em um processo burocrático de gestão, mas não no atendimento inicial ao cliente, por exemplo.

Pensa que acabou? A seleção das ferramentas é fundamental e, depois dela, a integração é crucial para os resultados. É fundamental que todos os processos funcionem de maneira fluida, pois é isso que vai agregar valor à operação.

Então, automatizar exige um bom nível de preparação, decisões estratégicas e a atuação rumo a um resultado que faça sentido para o negócio. E é por isso que ela não é e nem deve ser igual para todos.

A importância da automação de processos

Incorporar a tecnologia de maneira estrutural e estratégica não tem a ver apenas com o fato de ser uma tendência de mercado. O movimento acontece, principalmente, pelos benefícios que é possível obter com uma atuação desse tipo. Separei alguns pontos que podem ajudar a entender o apelo sobre a automatização de processos:

Produtividade

Quando a tecnologia realiza as tarefas que seriam executadas por uma ou várias pessoas, faz sentido que tudo seja finalizado mais rapidamente. Em vez de registrar os dados de cada cliente, a empresa pode escolher ter um sistema que faz essa captura a cada compra feita, por exemplo. Então, é uma forma de ter mais produtividade.

E isso não tem a ver apenas com o ganho de eficiência ou com a redução do tempo necessário para a execução. Também há uma diminuição nos erros e no nível de retrabalho. Então, todos os processos tendem a funcionar de maneira otimizada.

Economia

Não podemos negar que a produtividade afeta diretamente a parte econômica de qualquer negócio. Então, tornar-se mais produtivo tem tudo a ver com ter uma atuação mais lucrativa, não é?

Para pequenas empresas e profissionais autônomos, isso é ainda mais importante. É uma forma de economizar (inclusive, tempo e energia), conseguindo uma margem de operação mais satisfatória.

Foco

Com mais eficiência promovida pela tecnologia e pela automatização de processos, há um importante incremento no foco de atuação. O que isso quer dizer? Que é possível se preocupar mais com os aspectos críticos do negócio, em vez de com questões burocráticas ou que são repetitivas.

A tecnologia traz a chance de dar mais atenção ao core-business (negócio principal), e ao que realmente gera valor em sua atuação. Graças a ela, é possível buscar formas de aprimorar o que você faz de melhor, enquanto outras questões estão sendo tratadas em paralelo, num piloto automático.

Para um coworking, isso pode significar manter o foco nas pessoas, no networking e na experiência. Com essa mudança de foco, as chances de aumentar sua receita, apenas por evitar erros e repetidas tarefas desnecessárias, também se tornam maiores.

Competitividade

O fato é que a automatização de processos não é, por si só, um diferencial. Ter tecnologia já não torna, necessariamente, um negócio diferente dos demais. É preciso garantir que isso se reflita em desempenho, qualidade e satisfação de quem consome ou contrata.

A boa notícia é que a tecnologia ajuda a alcançar isso porque, com mais lucratividade, é possível investir em melhorias. Além disso, o foco nas atividades principais do negócio permite otimizar sua atuação e entregar diferenciais, o que amplia o nível de competitividade.

A automatização de processos na prática

Se os benefícios de automatizar empresas fizerem sentido para você, é hora de partir para colocar tudo em prática. Porém, antes quero destacar que esse processo não está destinado a grandes corporações, com centenas ou milhares de funcionários. Pequenos negócios podem adaptar essa evolução, mesmo com capital humano e recursos financeiros limitados.

Sabendo disso, é hora de colocar a mão na massa. Vale a pena mapear os processos da empresa para encontrar os tais gargalos que citei no começo. É preciso fazer um diagnóstico completo para compreender o quê, quando, como e por que automatizar. Lembre-se: essa deve ser uma decisão consciente das condições e que seja estratégica.

Outro passo importante inclui a seleção das opções. Um coworking pode contratar um sistema de controle de acesso eletrônico, por exemplo. Isso ajuda na busca por uma atuação mais inteligente sem ter que fazer grandes transformações.

Os negócios também podem investir em sistemas de gestão. Uma empresa criativa que conte com estoque fará bom uso de uma plataforma que ajude a controlar o inventário. Já uma startup focada em assinaturas precisará de um software para manter as informações dos clientes e fazer cobranças automáticas.

Também é possível contar com os bons e velhos aplicativos e outros recursos digitais. Um e-mail marketing para engajar membros do coworking ou uma plataforma para disponibilizar ingressos para eventos já cumprem o papel de automatização de alguns processos. O importante é ter criatividade e saber usar a tecnologia a favor.

A automatização de processos está a seu alcance e pode gerar ótimos resultados. Porém, é preciso saber como colocá-la em prática, especialmente no caso de pequenos negócios, porque é isso que ajudará seu negócio a evoluir.

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