Pode parecer exagerado ou ultrapassado, mas às vezes só uma agenda pode nos salvar da correria do dia a dia. Correria essa que, na maior parte do tempo, é criada somente pela falta de organização. Sim, encare a realidade: não é que você está sempre sem tempo para tudo o que você precisa fazer, é só que você não distribui suas tarefas de forma eficiente.
Não estamos aqui defendendo que você precisa carregar por aí uma “Agenda 2016”, com uma página para cada dia e um espaço para anotar os números de telefone. Não, não estamos mais em 1995 (mas ainda há quem prefira visualizar no papel e eu, inclusive, sou uma dessas pessoas).
Uma “to do list”, preferencialmente uma diária e uma semanal, pode revolucionar a forma como você lida com a sua rotina. Confira abaixo algumas dicas de como você pode se organizar melhor.
1. Inicie a semana sabendo dos compromissos que você já possui
Ter tudo anotado, com prazos e metas, é essencial para você iniciar a semana de maneira organizada. Dessa forma os compromissos que forem surgindo serão apenas encaixados com os que já estavam lá na segunda-feira.
O lado bom de anotar tudo com papel e caneta: não há gostinho melhor do que ir riscando as tarefas e, no fim do ciclo, ver aquela folha toda rabiscada, com todas as atividades feitas e pronto para uma nova semana de novos desafios.
Ah sim, isso é bem importante: se possível, tente respeitar as metas de tempo que você tem e não fique postergando tarefas. Assuma novos compromissos apenas quando os antigos estiverem todos devidamente resolvidos.
2. Tenha uma lista de todos os trabalhos a finalizar nos próximos dias
Seja você de humanas ou de exatas, saiba que uma tabela organizacional pode ser a sua melhor amiga. Encontre o melhor método para o seu tipo de trabalho e mantenha uma rotina de consultas a essa tabela diversas vezes ao dia.
Destaque em colorido o prazo final de cada job e tente sempre aprontar tudo com pelo menos um dia de antecedência. Afinal, a gente nunca sabe quando uma gripe vai nos derrubar ou quando teremos algum outro imprevisto que nos impeça de ficar um dia ou dois sem trabalhar.
Pense assim: se conseguimos antecipar o trabalho quando queremos sair de férias ou feriadão, porque não conseguimos fazê-lo na rotina normal do mês?
3. Liste todos os compromissos que terá pela rua e agrupe por proximidade
Ir no banco, fazer mercado, ir na consulta com o dentista, passar na lavanderia, levar papeis no contador e ainda fazer aquele almoço semanal com os amigos. Você já parou para pensar como são raros os dias “normais” na nossa vida e como a maioria deles acaba se tornando a exceção?
Pois é, quando você relata o seu dia a dia para alguém você diz que passa o dia no trabalho, que alguns dias na semana você tem aula e nos outros vai pra casa à noite. E todas essas tarefas ali de cima, não fazem parte da rotina? É engraçado tratarmos essas tarefas como corriqueiras quando na verdade elas tomam mais de 30% do tempo útil do nosso dia.
Agrupar os compromissos por proximidade é uma boa forma de otimizar seu tempo, principalmente quando se mora em uma grande cidade e se perde muito tempo com locomoção. Aliás, muitas vezes é melhor passar um dia inteiro sem trabalhar (se for possível, claro) e ficar resolvendo esses “pequenos” perrengues do que ficar quebrando o seu dia para fazer uma ou outra coisinha, tirando totalmente o seu ritmo de produção.
4. Saiba dizer não quando for preciso
Ao anotar uma nova solicitação de tarefa na agenda, saiba qual é o prazo final e a sua meta de entrega. A partir dessas informações, se for um trabalho, por exemplo, você já saberá na hora se terá o tempo necessário ou se terá que informar o cliente que precisará de mais prazo.
Pra isso é tão importante a tal organização, para que você não se comprometa com demandas que não pode cumprir. Se o cliente confia no seu trabalho e deseja que seja você que o realize, ele não vai se importar de esperar uns dias a mais. Mas, para isso, você vai precisar ser franco com e ele, e no fim das contas, você também estará dando o devido valor ao seu tempo.
5. Faça mais que uma tarefa ao mesmo tempo quando for possível
Existem tarefas, tipo o seu trabalho ou a hora dos estudos, que requerem foco total, obviamente. Mas as coisas corriqueiras do dia a dia muitas vezes podem ser feitas ao mesmo tempo.
Eu, por exemplo, sempre aproveito a indesejada hora de lavar a louça com os vídeos de Youtube que quero ver/ouvir, até mesmo para desopilar e tornar a obrigação mais leve. Você está há horas com uma palestra de 50 minutos na lista de favoritos e nunca consegue dar o play? Por que não aproveitar o momento que você estiver cozinhando sua janta pra fazer isso?
Hoje em dia, com as facilidades de smartphone e tablet não tem desculpa, hein!