Porque você está sempre sem tempo?

Saiba como organizar melhor seu dia a dia, rendendo mais no trabalho e na vida pessoal.

Imagem Porque você está sempre sem tempo?

Pode parecer exagerado ou ultrapassado, mas às vezes só uma agenda pode nos salvar da correria do dia a dia. Correria essa que, na maior parte do tempo, é criada somente pela falta de organização. Sim, encare a realidade: não é que você está sempre sem tempo para tudo o que você precisa fazer, é só que você não distribui suas tarefas de forma eficiente.

Não estamos aqui defendendo que você precisa carregar por aí uma “Agenda 2016”, com uma página para cada dia e um espaço para anotar os números de telefone. Não, não estamos mais em 1995 (mas ainda há quem prefira visualizar no papel e eu, inclusive, sou uma dessas pessoas).

Uma “to do list”, preferencialmente uma diária e uma semanal, pode revolucionar a forma como você lida com a sua rotina. Confira abaixo algumas dicas de como você pode se organizar melhor.

1. Inicie a semana sabendo dos compromissos que você já possui

Ter tudo anotado, com prazos e metas, é essencial para você iniciar a semana de maneira organizada. Dessa forma os compromissos que forem surgindo serão apenas encaixados com os que já estavam lá na segunda-feira.

O lado bom de anotar tudo com papel e caneta: não há gostinho melhor do que ir riscando as tarefas e, no fim do ciclo, ver aquela folha toda rabiscada, com todas as atividades feitas e pronto para uma nova semana de novos desafios.

Ah sim, isso é bem importante: se possível, tente respeitar as metas de tempo que você tem e não fique postergando tarefas. Assuma novos compromissos apenas quando os antigos estiverem todos devidamente resolvidos.

2. Tenha uma lista de todos os trabalhos a finalizar nos próximos dias

Seja você de humanas ou de exatas, saiba que uma tabela organizacional pode ser a sua melhor amiga. Encontre o melhor método para o seu tipo de trabalho e mantenha uma rotina de consultas a essa tabela diversas vezes ao dia.

Destaque em colorido o prazo final de cada job e tente sempre aprontar tudo com pelo menos um dia de antecedência. Afinal, a gente nunca sabe quando uma gripe vai nos derrubar ou quando teremos algum outro imprevisto que nos impeça de ficar um dia ou dois sem trabalhar.

Pense assim: se conseguimos antecipar o trabalho quando queremos sair de férias ou feriadão, porque não conseguimos fazê-lo na rotina normal do mês?

3. Liste todos os compromissos que terá pela rua e agrupe por proximidade

Ir no banco, fazer mercado, ir na consulta com o dentista, passar na lavanderia, levar papeis no contador e ainda fazer aquele almoço semanal com os amigos. Você já parou para pensar como são raros os dias “normais” na nossa vida e como a maioria deles acaba se tornando a exceção?

Pois é, quando você relata o seu dia a dia para alguém você diz que passa o dia no trabalho, que alguns dias na semana você tem aula e nos outros vai pra casa à noite. E todas essas tarefas ali de cima, não fazem parte da rotina? É engraçado tratarmos essas tarefas como corriqueiras quando na verdade elas tomam mais de 30% do tempo útil do nosso dia.

Agrupar os compromissos por proximidade é uma boa forma de otimizar seu tempo, principalmente quando se mora em uma grande cidade e se perde muito tempo com locomoção. Aliás, muitas vezes é melhor passar um dia inteiro sem trabalhar (se for possível, claro) e ficar resolvendo esses “pequenos” perrengues do que ficar quebrando o seu dia para fazer uma ou outra coisinha, tirando totalmente o seu ritmo de produção.

4. Saiba dizer não quando for preciso

Ao anotar uma nova solicitação de tarefa na agenda, saiba qual é o prazo final e a sua meta de entrega. A partir dessas informações, se for um trabalho, por exemplo, você já saberá na hora se terá o tempo necessário ou se terá que informar o cliente que precisará de mais prazo.

Pra isso é tão importante a tal organização, para que você não se comprometa com demandas que não pode cumprir. Se o cliente confia no seu trabalho e deseja que seja você que o realize, ele não vai se importar de esperar uns dias a mais. Mas, para isso, você vai precisar ser franco com e ele, e no fim das contas, você também estará dando o devido valor ao seu tempo.

5. Faça mais que uma tarefa ao mesmo tempo quando for possível

Existem tarefas, tipo o seu trabalho ou a hora dos estudos, que requerem foco total, obviamente. Mas as coisas corriqueiras do dia a dia muitas vezes podem ser feitas ao mesmo tempo.

Eu, por exemplo, sempre aproveito a indesejada hora de lavar a louça com os vídeos de Youtube que quero ver/ouvir, até mesmo para desopilar e tornar a obrigação mais leve. Você está há horas com uma palestra de 50 minutos na lista de favoritos e nunca consegue dar o play? Por que não aproveitar o momento que você estiver cozinhando sua janta pra fazer isso?

Hoje em dia, com as facilidades de smartphone e tablet não tem desculpa, hein!

sempre sem tempo

6. Tente não procrastinar

Esse é um dos males da geração internet e já comentei ele aqui neste texto. Ele acontece principalmente porque estamos sempre em um ritmo frenético que não conseguimos amenizar nem na hora de dormir, quando deitamos com o celular em punho e só desligamos a tela quando as pálpebras estiverem nos vencendo.

Como resolver isso? Chantageie-se, trabalhe com recompensas. Concluiu o trabalho da manhã? Ótimo, se dê 20 minutos para ficar de bobeira na internet, vendo alguma bobagem no Youtube ou vendo gifs de gatinhos no 9gag. Se permita relaxar, porém apenas depois de riscar um dos itens da lista diária de tarefas.

***

Por último, não custa indicarmos alguns apps de organização pessoal, se você não é do time da agenda física ou das tabelas no Excel.

  • Habit RPG: na vibe de não procrastinar e ainda se dar pequenas recompensas, esse aplicativo te garante até um avatar estilo RPG e aumenta seus pontos a cada tarefa realizada com sucesso (bem como diminui sua vida caso você não as realize). Progresso no jogo, progresso na vida!
  • Todoist: além de ajudar a gerenciar suas tarefas, esse app permite que você coloque prazos e datas limite para cada projeto que criar. É tipo um chefe te cobrando as coisas, sabe?
  • SelfControl: uma medida mais drástica para aqueles que se perdem nas redes sociais e sites de lazer. Disponível apenas para Mac, ele permite que o usuário bloqueie determinadas páginas da Internet.
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