Coworking para founders: detalhes importam

Fazer a gestão de um espaço de coworking não é fácil. Mas é preciso entender que mesmo os menores detalhes têm um impacto enorme no seu negócio.

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Eu sei, essa é uma afirmação que é bastante óbvia, mas, acredite, os detalhes importam muito mais do que você imagina.

Devo admitir que só entendi o real significado de me preocupar com detalhes quando fui para o outro lado da mesa. Hoje – como coworker – posso afirmar com todas as letras: você e seu espaço estão sendo julgados a cada segundo. E, se não estiver tudo nos trilhos, é um ponto a menos no final do mês, quando a conta chegar.

Seja um coworker full time ou apenas um visitante ocasional, a partir do momento que eles entram na sua porta, passam a avaliar tudo. Cada detalhe. Na verdade, antes mesmo de chegar ao seu coworking um potencial cliente provavelmente já googlou seu endereço e deu uma olhada na fachada do prédio. Se ele não conseguiu se imaginar chegando ali e apresentando aquele endereço para os clientes dele, já é game-over.

E perceba: mesmo depois de um contrato fechado, todos os dias a consciência do coworker vai tentar dizer para ele que aqueles 500, 800 ou mil reais que paga mensalmente para você poderiam estar sendo empregados em outro lugar. Novos coworkers levam um tempo para entender o real valor de um espaço como o seu. Até que contatos sejam apresentados, novos clientes conquistados e os amigos passem a elogiar a estrutura dele, o novo coworker continua vendo seu serviço como um custo extra, não um investimento.

Mudando o mindset

Uma das principais tarefas com que você deveria se preocupar em seu espaço é ajudar os novatos a virar a chave do custo x investimento o quanto antes. Não apenas porque isso será ótimo para ele, mas porque é uma questão de sobrevivência para você. A cada dia que ele pensa que está “gastando” dinheiro indo ao seu espaço, é um dia a mais que estará procurando desculpas para si mesmo para tentar desistir.

É impressionante como apenas 5 min offline irrita alguém que está pagando para não ficar offline.

E essas desculpas serão das mais variadas. Provavelmente você mesmo conhece algumas delas. Afinal, todo founder sabe os problemas do próprio espaço. Aqueles pequenos (ou grandes) detalhes que precisam ser melhorados. Pode ser o estacionamento difícil, a internet que de vez em quando teima em cair, a cadeira que não é tão confortável como poderia, a bagunça da cozinha que alguns coworkers fazem, ou mesmo a falta de diferencial que seu espaço tem em relação ao concorrente mais barato.

Durante meu período de founder, eu infelizmente tendia a desvalorizar alguns desses pontos. Alguns, pensava eu, estavam fora do meu controle e os coworkers deveriam entender. Se o fornecedor de internet cai, não é minha culpa. Se a portaria do prédio não funciona direito, não é minha culpa. Se durante o dia o espaço tende a ficar um pouco bagunçado, não é minha culpa. Se aquele coworker novo é tímido e não fala com ninguém, não é minha culpa.

Desculpe dizer, mas na verdade tudo isso é sua culpa.

Não importa quão “fora do seu controle” uma situação possa parecer, a verdade é que quem escolheu o prédio, o fornecedor de internet e as regras do espaço foi você e somente você. E não me venha com a desculpa de que “era o que dava para fazer com o orçamento que eu tinha”. Eu justifiquei meus erros como gestor durante quatro anos dessa forma. E, no fim das contas, o que o coworker escuta é “blá, blá, blá – net, GVT, Vivo – blá, blá, blá – volta em 10 min – blá, blá, blá – você terá que parar seu trabalho enquanto isso”.

Do outro lado do balcão.

Hoje, como coworker, tenho uma visão ampla e privilegiada desse cenário. Quando chego em um novo espaço, pareço uma mãe investigando o quarto de filho adolescente. Olho desde o teto até atrás do balcão da cozinha. O que procuro é simples: preciso me enxergar chegando naquele prédio diariamente, subindo as escadas, dando oi para aquela comunidade, fazendo um café na cozinha, conversando com meus clientes na sala de reunião e sentando na minha cadeira para trabalhar de forma tranquila e relaxada.

Caso qualquer uma dessas etapas me pareça problemática naquele espaço, eu parto para o próximo. Ou mesmo decido que é hora de voltar a ficar um tempo de home office. Por mais entusiasta de coworking que eu seja, quando estou de passagem por uma cidade às vezes é mais prático realmente ficar em casa do que fazer todo um processo de adaptação de um novo espaço. É como na escola: ninguém gostava de mudar de turma no meio do ano. Leva um tempo para se sentir bem de novo, sabe? Aquela transição de “o cara que senta no fundo a direita” para “o Fernando”.

Visitando espaços ao redor do mundo nos últimos quase dois anos, percebi alguns pontos-chave que me ajudam a decidir se vou ficar naquele lugar ou não.

Estrutura/Decoração

A estrutura de um espaço de coworking pode parecer simples. Algumas cadeiras e mesas, uma impressora e internet. Certo? Eu pensava assim quando decidi abrir meu espaço. Seis meses depois, já estava no cheque especial de tanta coisa “extra” que precisei comprar.

O seu roteador não pode ser dos mais baratos, ou não aguenta a carga de dezenas de coworkers com notebooks, celulares e tablets. A sua cadeira precisa obrigatoriamente ser confortável, ou cada minuto no espaço será uma tortura. Sua decoração deve refletir o escritório que seu coworker sempre quis ter, não uma garagem improvisada.

A questão da decoração é um ponto interessante. Apesar de no dia a dia ela não refletir diretamente no trabalho da pessoa, conta muitos pontos extras na primeira impressão. Quem nunca sonhou em trabalhar no escritório do Google? Às vezes pequenas coisas, como uma pintura legal, alguns quadros interessantes, são o suficiente pra transformar uma caixa branca em um lugar realmente aconchegante.

detalhes importam

Alguns espaços optam por manter tudo o mais neutro possível, para que o espaço se encaixe com qualquer tipo de perfil. Eu compreendo essa posição, mas penso que as desvantagens desse modelo superam as vantagens. Particularmente, prefiro me sentir em uma selva vibrante do que em um consultório dentário. Talvez seja questão de perfil.

É difícil, as vezes não é barato, eu sei. Mas lembre-se: cadeira ruim, parede feia e internet cai-cai todo mundo tem em casa. E grátis.

Internet

Vou ser curto e grosso aqui. Ela não pode cair. Nunca. É impressionante como 5 min offline irrita alguém que está pagando para não ficar offline. E, mais cedo ou mais tarde, esses 5 min serão no meio de uma apresentação para um investidor, um Skype com o chefe, ou mesmo nos 10% finais do download de 10 GB do projeto do cliente.

Faça o que tiver de fazer. Contrate dois, três provedores de internet. Estude as tecnologias de modem e roteadores corporativos. Tenha alguns chips 4G pré-pagos de emergência. Eu não sei, só não me deixe sem internet.

Integração da comunidade

Sou uma pessoa tímida. Admiro pra caramba aqueles que conseguem chegar em um local novo, cheio de estranhos, e já saem fazendo piada, almoçam junto com a galera, trocam cartão. Tudo no primeiro dia. Acho lindo, mas eu não sou assim.

E não existe nada pior que se sentir um estranho no seu espaço de trabalho. Chegar todo dia, dar um bom-dia comedido e sair à noite sem ter trocado mais do que duas ou três palavras. É um bocado chato.

Pode parecer que você não tem nada a ver com isso. E, na verdade, é bastante complicado medir quanto você pode “invadir” o espaço da pessoa para tentar integrá-la ao restante dos colegas. Mas ninguém falou que seria fácil.

Lembre-se de que quanto mais demorar para a pessoa se sentir completamente confortável, mais demora para ela pensar que a empresa dela não pode viver em outro local que não seja seu espaço.

Converse com os coworkers mais antigos, peça para que eles interajam com o novo colega. Organize eventos de integração. Chame você mesmo o novo cara para tomar um café, entenda como o trabalho dele funciona, demonstre interesse. Chame outros coworkers para a conversa e, quando você perceber, já está em uma rodinha de três ou quatro pessoas. Então, na próxima semana, já são quatro pessoas que seu novo cliente conhece e com as quais começa a se sentir confortável.

Mas cuidado em forçar a barra. Não tem nada mais chato para a pessoa introvertida do que ter de se expor onde ela não está confortável. Se você forçar, ela pode passar a ver seu espaço como um lugar quase hostil. É estranho, eu sei.

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Limpeza e organização

Outro ponto bastante óbvio aqui, mas que às vezes é negligenciado. Seu espaço precisa estar limpo. Principalmente para coworkers mulheres. Esse é outro daqueles detalhes que o pessoal deixa passar sem querer. As vezes, eu também deixava. Talvez por ser homem – nós temos naturalmente uma tolerância maior àquela poeirinha atrás da TV – ou talvez pela correria do dia a dia. Na dúvida, peça para uma amiga avaliar o trabalho do pessoal da limpeza. Se está bem feito, se a frequência está legal. Se você é mulher, provavelmente você não precisa se preocupar com esse ponto 😉

Aliás, dica extra: se você tem um espaço com 15 homens trabalhando e nenhuma mulher, as chances  de fechar com a primeira às vezes fica reduzida. Não sei se era só no meu espaço, mas sempre que uma potencial cliente feminina chegava e não tinha nenhuma outra mulher no ambiente a possibilidade de ela fechar caía drasticamente.

Nós resolvemos isso de duas formas:

  1. Demos preferência por contratar mulheres como pessoal de apoio.
  2. Eventualmente, convidávamos algumas amigas para conhecer o espaço no mesmo horário que uma cliente tinha agendado a visita.

Dessa forma, quando uma potencial cliente chegava não se sentia tão peixe fora d’água. Não sei se foi coincidência, mas pra nós ajudou.

Enfim, poderia fazer um texto muito mais alongado sobre pontos importantes para você ficar atento. Mas o que quero principalmente que você mantenha em mente é:

Detalhes que parecem pequenos e justificáveis, não são assim tão irrelevantes. Principalmente no início da jornada de um novo cliente.

Depois de três ou quatro meses, se você fez tudo direitinho, seus coworkers já serão seus amigos e vão passar a ficar muito mais tolerantes a eventuais problemas. Caiu a luz do prédio inteiro? Sem problemas, vamos aproveitar para colocar as piadas em dia! Será um momento bacana de confraternização.

Manter tudo nos trilhos nem sempre é fácil, mas saiba que é para isso que seus clientes o pagam. É para você cuidar dos problemas enquanto eles fazem os projetos deles crescer.

Problemas vão sempre acontecer, a chave é como você lida com eles. Nada melhor que uma conversa honesta explicando o que aconteceu e o que você está fazendo para evitar que ocorra novamente. Murphy sempre está presente para estragar o ar-condicionado justo no primeiro dia de alguém 😉

O que você acha? Concorda com minha visão? Deixe sua experiência nos comentários, vou adorar ler!

 

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