SOS produtividade: 8 dicas para fugir do multitasking

Como colocar mais ordem na sua rotina e aumentar sua produtividade?

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De tempos em tempos, confesso que perco o controle da minha vida. Como uma pessoa que gosta de ter tudo minimamente previsto e organizado, não é fácil para mim o ato de assumir isso. Mas, observando e conversando com as pessoas, percebi que eu não sou a única.

O ritmo da sociedade está cada vez mais acelerado e, se não pararmos de tempos em tempos para dar um basta na correria, ela acaba nos engolindo. O multitasking é um dos principais vilões da era da internet, e o que não percebemos é que ele nos faz cada vez mais improdutivos e frustrados.

A soma do fazer mil coisas ao mesmo tempo resulta em duas situações bem negativas: a do procrastinador, que usa o excesso de tarefas como desculpa para seus atrasos, e a da constante agenda cheia, quando estamos sempre sem tempo — o que, cá entre nós, é meramente consequência da nossa desorganização.

Para ajudar quem anda meio sem rumo, listei 8 dicas que vão te ajudar a fugir do multitasking. Eu testei todas elas e, em geral, elas funcionaram. Veja quais encaixam com a sua rotina e mãos à obra!

1. Tenha uma agenda semanal detalhada

Fazer várias tarefas ao mesmo tempo pode parecer uma habilidade interessante, mas na verdade nada mais é do que uma mistura de desorganização com ansiedade. Isso porque, no momento em que você tiver horário para cada coisa, tudo vai fluir e você não precisará atropelar nada.

Um bom começo é fazer uma agenda semanal detalhada, com horários e tudo. Saiba quais são as suas tarefas de cada dia, e saiba quanto tempo você precisa investir em cada uma. Ao visualizar o cenário geral, você vai perceber como perde tempo com dispersão.

O ideal é deixar isso tudo pronto antes de começar sua semana. Você pode tirar 10 minutos do seu domingo para anotar todos seus compromissos e trabalhos.

2. Saiba quais são os seus horários mais produtivos

Você sabe qual é o seu momento com maior facilidade de foco no dia? Cada pessoa funciona de uma forma diferente, e é importante saber como dividir suas tarefas. Eu, por exemplo, percebo que o melhor horário do dia para mim é entre 10h e 13h. Então, deixo esse horário mais produtivo para as tarefas que exigem maior concentração e que não devem de forma alguma ser feitas paralelamente com outras.

Enquanto ainda não acordei direito, costumo fazer as demandas que não exigem tanta atenção. Aquelas coisas que a gente faz meio no automático, como esvaziar a caixa de e-mail e dar uma conferida nas notícias e notificações das redes sociais.

Outra coisa bacana é intercalar os níveis de dificuldade. Depois que encerro meu período mais produtivo às 13h, faço a pausa para almoçar, o que ajuda a desopilar um pouco. Quando retomo ao trabalho à tarde, começo por alguma tarefa mais leve e só depois de um tempo, quando percebo que já estou fluindo mais, volto meu foco para o “serviço pesado”.

3. Utilize o método Pomodoro

O método Pomodoro é simples e eficaz. Explicamos: essa técnica de concentração consiste basicamente em ter foco total durante 25 minutos. Ao final desse período, faça uma pausa de 5 minutos.

Esse tempo de 25 minutos pode parecer pouco, mas ele exige dedicação total sobre o que você decidir fazer e não deve ter interrupções. Depois de quatro ciclos, faça uma pausa maior para descansar, algo entre 15 e 30 minutos.

Essa técnica pode parecer bem boba, mas ela ajuda muito a controlar a ansiedade e também exercita sua agilidade mental. Você pode encontrar tempos diferentes para a sua rotina, mas lembre-se que as pausas são bem importantes.

Para completar o ciclo, o ideal é ter um papel com sua lista de tarefas para que, a cada final de intervalo, você anote quais tarefas foram concluídas ou, pelo menos, o status de andamento delas. Isso ajuda também a compreender quanto tempo é necessário para cada demanda e como você pode melhor agrupá-las em blocos de complexidade.

multitasking

4. Anote os insights que surgirem, mas não pare a tarefa do momento

É completamente normal que você esteja relendo um texto, mesmo que com muita atenção, e se recorde de uma conta que esqueceu de pagar, por exemplo. Nesse momento, você não deve parar sua leitura para abrir o internet banking e pagar a conta. Você precisa se adestrar: cada coisa tem seu horário. Então, abra um bloco de notas ou deixe sempre papel e caneta ao seu lado para essas lembranças que surgirem.

Eu sei que tem gente que é mais esquecida e quando lembra de algo precisa fazer na hora, mas é tudo questão de treino. Se você lembrar e anotar no papel as palavras-chaves, vai poder tranquilamente fazer aquilo depois. Sem nem percebermos, essas coisinhas são as que mais quebram o nosso fluxo de trabalho.

5. Feche todas as abas e deixe o celular longe

Esse tópico é um lembrete para mim também, confesso. Sou a rainha das abas abertas “pra ler depois”. Desligo o computador no fim do dia com o navegador ainda cheio de links, o que me deixa sempre com a sensação de que não fiz tudo que precisava.

Em tempos de Whatsapp, as pessoas têm o costume de achar que precisam ser respondidas no exato momento em que mandam uma mensagem. Se você estiver sempre online e responder sempre na hora, é assim que as pessoas se acostumarão. Por isso é importante estabelecer limites em suas relações, mesmo que profissionais.

Quando precisar foco total, feche todas as janelas e arquivos que não tiverem a ver com o que você está fazendo.

6. Estabeleça datas para reavaliar sua rotina

Uma coisa que tenho percebido é que precisamos constantemente repensar nossos dias. Assim, não esqueceremos que regularmente precisamos parar, respirar fundo algumas vezes e tirar um dia só para reorganizar a nossa metodologia de rotina pessoal e profissional.

Não é vergonha para ninguém assumir que sua vida está uma bagunça, todo mundo passa por isso vez ou outra. Dificilmente temos uma vida linear. Prova disso é como funcionam as semanas. São 5 dias de trabalho e 2 de folga. Se formos analisar, começamos na segunda-feira e lá por quarta ou quinta-feira, quando estamos “pegando no tranco”, começamos a pensar no final de semana e desaceleramos.

Tente estipular uma data, pode ser uma vez por mês, ou bimestralmente, para sentar e avaliar sua rotina e seus resultados. O que tem funcionado? O que poderia mudar em prol de uma maior produtividade ou aproveitamento do tempo?

7. Tenha períodos para os “extras” do dia

Na última vez que parei para reavaliar minha rotina, como falei no item anterior, percebi que eu não estava fazendo nada bem. O trabalho estava atrasado, meus livros se empilhando na cabeceira da cama e as abas do navegador se multiplicando. Foi então que eu percebi que eu não tinha períodos delimitados para relaxar e desopilar.

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Temos a tendência de achar que quanto mais tempo passamos na frente do computador trabalhando, mais vamos render. Mas, não é verdade, porque todos temos um limite. Precisamos descansar. Os momentos off são o combustível para uma rotina mais produtiva.

Então, estabeleça quais são os momentos para desopilar. Alguns minutos no meio da manhã, outros no meio da tarde, e um período maior a noite, claro.

8. Movimente-se entre uma atividade e outra

Uma ótima forma de sentir que finalizou uma tarefa é se desligando por completo dela. Terminou aquele relatório que ficou horas em cima? Ótimo, envie ele para quem tiver que mandar e vá até a cozinha tomar um café. Alongue-se, respire com tranquilidade. No inverno é ótimo pegar um sol, se possível, nem que seja por 5 minutos. Você vai realmente sentir que finalizou um capítulo e que, depois de uma breve pausa, está pronto para começar um novo.

Outra coisa bacana é se parabenizar pela tarefa recém concluída. Por mais boba e rotineira que ela pareça, sinta-se orgulhoso de tê-la terminado. Sinta-se feliz com isso. Acredite, faz toda a diferença se permitir ter esse sentimento de satisfação. Ele dá energia para você ir para o próximo desafio. 🙂

E você, também se perde às vezes em meio ao multitasking? Tem alguma outra estratégia que você usa para tentar colocar mais ordem no seu dia a dia? Conte pra gente nos comentários!

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